plus individueller Arbeitsplatzleuchte. Ganz wichtig auch: Ob Aktenstudium oder Bildschirmarbeit – die Beleuchtung muss zur jeweiligen Aufgabe passen. Die meisten Menschen empfinden außerdem eine Raumtemperatur von 22 °C (im Sommer maximal 26 °C) als angenehm. Die Luftfeuchtigkeit sollte etwa 50 Prozent betragen – das hilft übrigens auch, elektrostatische Aufladung zu vermeiden. Auch das muss man beachten: Rechner, Bildschirme und Drucker sondern Wärme ab. Das beeinflusst beide Werte. Und: Farbe hebt unsere Stimmung. »Klasse, ich mach mein Büro bunt!« Vorsicht: Zu viel des Guten wirkt unübersichtlich und hektisch. Nimm leicht getönte Farben für die Wand und helle Möbel für die Einrichtung. Und für den Farbtupfer ein tolles großes Bild und eine echte Grünpflanze. Sie verbreitet Sauerstoff und Feuchtigkeit.
»Das sind aber schon ganz schön viele Veränderungen!«, staunt Günter. Stimmt. Dabei haben wir einen ganz wichtigen Aspekt noch gar nicht beachtet.
16. Laut oder leise?
Konzentriertes Arbeiten klappt am besten ohne laute Geräuschkulisse.
»Was denn noch?«, will Günter wissen. Na, rate mal! Du sitzt doch nicht alleine im Büro, sondern mit Kollegen – da wird es manchmal ganz schön laut. »Stimmt! Einer telefoniert, der andere liest halblaut Notizen durch, wieder andere verabreden sich für die Mittagspause und überall klappern die Finger über die Tastatur.« Armer Günter, zusammen ergibt all das eine ziemlich fiese Geräuschkulisse! »Aber was soll ich denn tun?«
Fakt ist, Lärm stört die Konzentration. Deshalb: Radio aus bei anspruchsvollen Arbeiten! Such dir einen ruhigen Platz. Manche Unternehmen haben Einzelarbeitsplätze. Dort kann man ungestört arbeiten. Auch PC und Drucker sind keine Leisetreter! Bei einer Neuanschaffung sollte die Chefetage auf lärmarme Geräte achten. Kopierer sind richtig laut – sie gehören deshalb in einen separaten Raum. Hier können auch ein Netzwerkdrucker und das Faxgerät stehen. Mehr Abstand zwischen den Schreibtischen reduziert die unmittelbare Beeinträchtigung durch Gespräche. Und: Es gibt spezielle lärmdämmende Materialien für die Raumausstattung. Außerdem: Verzieh dich fürs Plaudern mit Kollegen in die Cafeteria.
Na, Günter? Lässt sich davon etwas bei dir umsetzen? »Ich glaub’ schon …«
17. Morgenstund’ hat Gold im Mund?
Lerche oder Eule? Unsere innere Uhr lässt sich nicht so einfach abstellen.
»Gutes Licht, Bilder, ausreichend Platz – alles schön und gut. Aber richtig konzentrieren kann ich mich sowieso erst am späten Vormittag. Am liebsten würde ich erst um 10 Uhr ins Büro kommen und dafür am Nachmittag länger bleiben.« Günter, du bist wohl ein Langschläfer-Schweinehund? Keine Sorge, damit bist du nicht alleine! »Tatsächlich?«
Sogenannte Chronobiologen sind Wissenschaftler, die erforschen, wie unsere innere Uhr tickt. Sie beachten dabei unseren Stoffwechsel, die Organtätigkeit und die Konzentrationsfähigkeit. Und dabei haben sie zwei Typen identifiziert. Günter, der Langschläfer, zählt zum Typ »Eule«: Solche kommen morgens nur langsam in die Gänge, sind aber dann bis Mittag sehr kreativ. Nun folgt zwar ein kleines Tief, aber ab Nachmittag bis in die späten Abendstunden sprühen diese Menschen noch einmal vor Energie. »Und die Frühaufsteher?«, will Günter wissen. Die werden »Lerchen« genannt. Sie sind schon in den frühen Morgenstunden topfit und schaffen bis zum Mittag auch einiges weg. Dann aber schließt sich ein längeres Mittagstief an. Erst am späteren Nachmittag starten diese Menschen noch einmal kurz durch. Trotzdem lassen Lerchen den Tag deutlich früher ausklingen als Eulen.
»Ich komme also künftig später zur Arbeit, bin aber dafür viel schneller – und gehe etwas später heim!« Aha, Günter bastelt an einem neuen Arbeitszeitmodell.
18. Der persönliche Takt
Hochs und Tiefs sinnvoll ausfüllen, dann klappt es mit der inneren Uhr.
Unser Büroschweinehund hat wohl ganz vergessen, dass sich Arbeitszeiten nur selten dem eigenen Rhythmus anpassen. »Aber was soll ich denn tun? Jeden Morgen gleich zwei Liter Kaffee in mich reinschütten?« Nein, Günter, das natürlich nicht.
Beobachte dich mal für eine Woche ganz genau. Wann bist du hellwach? Und wann hast du dein Tief? Routineaufgaben, die nur wenig Konzentration von dir verlangen, erledigst du am besten in diesen Tiefphasen. Beispielsweise die Post öffnen, den Vorrat an Büromaterial überprüfen oder Akten ablegen und Kopien machen. Du kannst diese Zeit auch zur Lesestunde für Fachzeitschriften oder zum Erledigen von kurzen E-Mails nutzen.
Wenn deinem Geist dann Flügel wachsen, solltest du dich an die komplizierten Aufgaben machen. Zum Beispiel eine Präsentation ausarbeiten, Pläne für das Firmenjubiläum schmieden, aufwendigen Schriftverkehr erledigen oder ein entscheidendes Telefonat führen. Auch wichtige Termine legst du am besten in diese Hochphase. »Aha, ich plane mir also den Tag meinem Rhythmus entsprechend?« Genau, Günter.
19. Wenn der Postmann klingelt
Posteingang – querlesen, dann wegwerfen, weiterleiten oder selbst erledigen.
»Aber wenn ich dann meinen Rhythmus gefunden habe, bleibt immer noch das Problem, dass alles viel zu lange dauert. Allein die Post zu öffnen, kostet mich viel Zeit.« Leider, Günter, ist das so. Doch es führt kein Weg daran vorbei: Was im Posteingang liegt, muss bearbeitet werden. Heute! »Briefe, Dokumente, E-Mails oder Faxe. Man ertrinkt noch in dieser Informationsflut!« Keine Panik, Günter! Mit der Fünf-Minuten-Methode hast du alles im Griff. »Fünf-Minuten-Methode?«
Pass mal auf: Für jedes Dokument nimmst du dir maximal fünf Minuten Zeit, um es grob zu überfliegen und dann sofort zu entscheiden, ob du es wegwirfst, weiterleitest oder selbst bearbeitest. Dabei hilft dir ein kleines Frage-Antwort-Spiel: Ist das Dokument nützlich? Nein? Weg damit! Ja? Für wen? Für andere? Weiterleiten! Für die Chefin oder den Chef? Behalten und ab in die Postmappe! Ist in dem Schreiben ein Termin genannt? Ja? Im Kalender vermerken und ab in die Postmappe! Muss auf den Inhalt reagiert werden? Ja? Eilt es? Sofort mit der Chefin oder dem Chef besprechen! Eilt nicht? Das Dokument wandert in die Wiedervorlage! Auf den Inhalt muss nicht reagiert werden? Gibt es dann gesetzliche Aufbewahrungsfristen? Ja? Ablage! Nein? Dann in den Papierkorb damit! Wird das Dokument dennoch intern aufbewahrt? Ja? Ablage!
20. Aufbewahren oder wegwerfen?
Vier Wertstufen für die Aufbewahrung – was wirklich wichtig ist, kommt ins Archiv.
»Puh! Für all diese Dokumente brauchst du ziemlich viele Ordner!« Klar, man muss ja auch nicht alles aufbewahren. Dafür gibt es sogenannte Wertstufen bei Dokumenten. Sie erleichtern die Entscheidung, wie lange etwas archiviert wird.
Dokumente mit Tageswert wie Zeitungen, Notizzettel oder unverlangte Angebote werden gelesen, erledigt und dann weggeworfen oder weitergeleitet. Angebote, Bewerbungsunterlagen, Fahrpläne oder Preislisten sind an eine bestimmte Frist gebunden. Vernichtungs- oder Rücksendetermin festlegen und ab damit in die Wiedervorlage! Unterlagen mit Gesetzeswert dokumentieren lückenlos die Handels- und Geschäftsvorgänge. Sie werden
