style="font-size:15px;"> Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, так как документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа, с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются еще два понятия:
– «электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы;
– «система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.
В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенном Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ, в ранее рассмотренном Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
– «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.
Официальные документы печатаются на бланках и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривали, что при их выводе на печать будут использоваться отпечатанные в типографии бланки, в документах предусматривались соответствующие отступы. Правила предусматривают, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. В автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти – перейти на электронный документооборот, в Правила внесено положение, что «При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».
Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункте 8 Правил говорится об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны
