у вас есть время подобрать слова; вы можете отредактировать текст и спросить совета у других; можете писать, сидя в пижаме, наевшись чеснока и не мывшись хоть целую неделю.
Письмо – неторопливый процесс, взвешенный, обдуманный и точный, в то время как личный контакт – быстрый, динамичный и происходящий в свободной форме. Хорошенько подумайте и, если у вас есть выбор, выберите самое убедительное средство коммуникации.
Цели
Как мы отметили, убедительное письмо должно давать результат. Следовательно, нужно определить этот желаемый результат, прежде чем начать писать.
Для приведенных ранее примеров желаемые результаты могут быть следующими:
• приглашение на собеседование по поводу вакансии;
• 90 % сотрудников адаптируются к новой корпоративной политике в течение семи дней;
• победа в тендере;
• выплата всего безнадежного долга в течение 28 дней.
Хотя постановка цели – вполне очевидный процесс, здесь все же есть некоторые трудности:
1) поставить слишком много целей;
2) забыть о цели;
3) не отвечать на вопрос.
Слишком много целей
«Я хочу сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты. И о ремонте в офисе. И о новом директоре. И о том, что надо поднять моральный дух. И повысить прибыль на 20 %».
Конечно, это преувеличение, но, думаю, вы поняли. Мы часто стремимся включить все новости в один текст. Особенно это касается массовых рассылок электронных писем. Однако не забывайте, что большинство людей воспринимают лишь одно сообщение из коммуникации любой формы, так что не переусердствуйте.
У вас могут быть промежуточные цели, но они должны быть реалистичными. Например:
«Сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты и удержать негативную реакцию на уровне 5 %».
Это разумно, к тому же необходимость минимизировать негативную реакцию побуждает вас аккуратно формулировать свое сообщение. А такая задача:
«Сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты и повысить моральный дух»
– это уж слишком.
Даже в длинных документах (таких, как годовые отчеты или торговые предложения) должна быть одна-единственная цель, даже при наличии промежуточных задач.
Если вы забыли о цели
Такое случается со всеми. Мы пишем длинные документы или электронные письма, которые, как нам кажется, должны поразить любого читателя, а потом выясняется, что никто так и не понял, что имелось в виду. Значит, мы забыли о своих целях.
Жалобы – прекрасный пример. Почему вы жалуетесь? Чего вы ждете? Если вы хотите получить обратно свои деньги, именно на этом должны сосредоточиться все ваши послания компании, а не только первое письмо. Очень легко отвлечься на цифры, даты и поиск виноватых и забыть основную цель письма. Так что, если ваша задача – разразиться пламенным негодованием, так и сделайте.
Если
