В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарк и пауз. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут у вашего партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к рассеянности и неуверенности.
Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее.
В процессе подготовки необходимо:
– наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить;
– подготовить документы, которые вы собираетесь предоставить
партнеру в процессе бесед (например, материалы о работе вашего
предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные записки, рекламные проспекты и т.д.);
– сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру.
Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его
сообщений. Подготовка к переговорам более сложный и более ответственныйпроцесс. Она включает следующие этапы:
– выявление области взаимных интересов;
– установление рабочих отношений с партнером;
– решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи);
– нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.
Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.
1.3 Содержательная подготовка переговоров
Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов:
– анализ проблемы и диагностика ситуации;
– формирование общего подхода, основных целей и задач;
– определение переговорной позиции, возможных вариантов решения проблемы и согласования интересов;
– формирование предложений и их аргументация.
Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа. Непонимание интересов партнера часто приводит к срыву процесса переговоров.
1.4 Организационная подготовка переговоров
Организационная подготовка переговоров предусматривает:
