внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы.
Книги представляют собой сброшюрованные регистры аналитического учета, имеющие специальную форму графления. Книги не имеют широкого распространения в учете, так как они не удобны в обращении, не экономичны и их невозможно применить при автоматизации учета.
Наиболее распространены кассовая книга, книга складского учета, Главная книга и др.
Карточки – это регистры аналитического учета, имеющие определенный формат и специальную форму графления, отвечающую рациональной организации учета учитываемых объектов. Карточки бывают различных форм графления и предназначаются для организации учета различных объектов. Контокоррентные карточки используются для аналитического учета по счетам расчетов и денежных средств. Карточки количественно-суммового учета используют для аналитического учета товарно-материальных ценностей. Многографные карточки применяют для аналитического учета затрат на производство. Карточки складского учета материалов предназначены для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах. Карточки специального графления применяют для по-объектного учета основных средств, учета специальной одежды, обуви и постельных принадлежностей, учета инструментов.
Карточки обычно печатают на более плотной бумаге, хранят в специальных картотеках и используют в течение года или нескольких лет.
Свободные листы – это регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей. Форма и графление свободных листов зависят от их назначения. В последнее время свободные листы широко распространены в учете. Это журналы-ордера и ведомости, применяемые при журнально-ордерной форме учета, машинограммы.
По форме графления регистры могут быть линейными, шахматными, односторонними и двусторонними.
Линейная (позиционная) форма графления применяется в основном для учета расчетов. По этому принципу построены регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В них объединяется аналитический и синтетический учет. Сущность линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода. Таким образом, по каждой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором (кредитором) или состояние расчетов по каждому расчетному документу.
Шахматная (табличная) форма графления применяется в основном в регистрах по учету затрат производства. При таком построении регистра появляется возможность в один прием сделать запись по кредиту одного или нескольких счетов
