пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.
Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.
Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.
Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.
Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.
Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.
Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.
По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.
Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела[3].
Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только
http://www.imicor.ru Кадровое агентство «Имикор».
