делаете проект, обязательно всплывает внештатная ситуация. Если вы заранее подумаете об этом, все пройдет контролируемо.
Дадим еще несколько рекомендаций:
✓ Работать нужно с людьми/подрядчиками, которые имеют опыт в вашей сфере. Нет смысла заказывать строительство кинотеатра у тех, кто об этом ничего не знает.
✓ Люди всегда опаздывают и хоть раз подводят. Необходимо это учесть.
✓ Бюджет почти всегда оказывается больше запланированного. Подумайте, где взять деньги, если их не хватит.
Необходимы система отчетности и план работ с указанием сроков. Продумайте также систему штрафов и поощрений.
Декомпозиция проекта
Возвратимся к примеру с кинотеатром. Понятно, что проект большой, поэтому мы делим его на части. Из каких этапов он состоит? Обозначим некоторые шаги:
1. Разработка проекта.
2. Согласование с государственными службами, проектными бюро, пожарными, чиновниками и т. д.
3. Общение с инвесторами.
4. Поиск подрядчиков.
5. Строительство.
6. Сдача проекта.
7. Коммерческий запуск. Привлечение первых посетителей.
Каждый этап необходимо детализировать и обозначить сроки выполнения.
Иногда процесс имеет смысл разделить на несколько проектов. Например, открытие компании, анализ рынка и строительство объекта можно считать отдельными проектами, которые являются частью общего проекта по строительству и открытию кинотеатра.
Диаграмма Ганта
Различные этапы в рамках одного проекта могут идти параллельно. Например, мы одновременно можем общаться с инвесторами и получать разрешение на строительство. Запомнить все – очень тяжело. Записывать шаги в виде таблицы тоже не очень удобно.
Процессы хорошо изображать в виде диаграммы. Изобразите по горизонтали отрезок, соответствующий длительности проекта. Например, 6 месяцев. Затем отметьте под этой шкалой блоки, соответствующие разным этапам.
Например, на согласования вы отводите два первых месяца. В первый месяц вы общаетесь с инвесторами или банком. На последние два месяца планируете подготовку к запуску и активную рекламу. И четыре месяца отводите на строительство и ремонт.
На диаграмме вы изображаете следующее:
Так вы можете видеть все составляющие проекта и их временные рамки. В примере мы отметили лишь некоторые из них.
Когда этапов много, диаграмма незаменима. Она позволяет увидеть весь проект на одном рисунке.
Более того, на диаграмме Ганта вы можете отмечать риски, ответственных лиц и другие важные вещи.
Как строить диаграмму? Самый просто способ – в Excel. Но лучше использовать специальные программы для планирования, например Microsoft Project.
Еще есть Openproj.org – простая бесплатная программа.
Оценка
