Meeting und verteilen Sie dann die anderen Verantwortlichkeiten an die Meetingteilnehmer. Es gibt nicht nur die Rolle des Moderators und des Protokollanten. Es gibt viel mehr relevante Aufgaben! Wer ist verantwortlich für: Sauberkeit, Ordnung, Getränke, Snacks, Technik, Materialien, Zeit und Uhr, Einladungen, Länge des Meetings, Pünktlichkeit, Nachbereitung, Agenda, und und und. Verteilen Sie klare Aufgaben vorab des Meetings. Das bedeutet zwar für Sie etwas zusätzlichen organisatorischen Kram zu bewältigen, doch es lohnt sich! Das Ziel ist, dass sich jeder als wichtigen und unabdingbaren Meetingteilnehmer wahrnimmt. Dazu trägt maßgeblich der Moderator bei. Dieser hat eine besondere Rolle, er leitet das Meeting und wirkt einem chaotischen Ablauf entgegen. Er trägt im Idealfall auch die Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung des Meetings. Es gibt immer einen – und nur einen! – Moderator. Bestimmen Sie spätestens am Ende des Meetings den Moderator für das nächste. Lassen Sie abwechselnd einzelne Teilnehmer die Moderation übernehmen. Verteilen Sie klare Aufgaben und geben Sie so einen Teil der Verantwortung an die anderen ab. Binden Sie Ihre Meetingteilnehmer so aktiv in das Geschehen ein. Es ist tatsächlich so, dass Menschen an Verantwortung wachsen und durch diese motiviert bleiben.
KLARTEXT-TIPP
Umso mehr individuelle Aufgaben Sie an die Meetingteilnehmer verteilen, desto flüssiger wird der Ablauf des Meetings. Außerdem steigert sich dadurch das Verantwortlichkeitsgefühl und somit die Qualität der Arbeit. Machen Sie die Teilnehmer für den Weg und das Ergebnis verantwortlich!
Rezept Nr. 5
A-Team
Ähnlich wie im Rezept Nr. 2 Rollenspiele geht es in diesem Rezept um eine feste Aufgabenverteilung für die Teilnehmer eines Meetings. Denn sonst sitzen wieder alle blöd rum und fühlen sich für Nichts verantwortlich. So wie in 90 % aller Meetings.
Fehler: Bevor Sie Ihre Meetingteilnehmer nicht wirklich kennen gelernt haben, gehen Sie davon aus, dass die meisten nicht die übermotivierten Erste-Reihe-Sitzer sind. Nein, gehen Sie lieber vom Gegenteil aus. Setzen Sie Ihre Erwartungen nicht zu hoch an, dann werden Sie auch nicht direkt enttäuscht. Das liegt keinesfalls an der Faulheit der Teilnehmer. Nein, es liegt vielmehr an einer Mischung aus Unwissenheit und Unsicherheit. Das Problem lösen Sie mit einer klaren Aufgabenverteilung. Eine Möglichkeit dafür, ist das bilden von A-Teams.
So gehts: Teilen Sie Teams ein, die verschiedene Aufgaben bekommen. Ändern Sie die Besetzung jedes Teams bei jedem Meeting und achten Sie auf klare Anweisungen. Es kommt natürlich ganz auf Sie an, welche Teams Sie für Ihre Meetings brauchen. Natürlich muss ein A-Team nicht unbedingt aus mehrere Personen bestehen. Das kommt auf die Größe und den Aufwand der Arbeit an. Hier reicht es Ihren Menschenverstand einzuschalten. Ich für meinen Teil empfinde die folgenden Positionen als sehr wichtig und hilfreich:
■ A-Team Zeitplan: Wird der Zeitplan eingehalten? Bei welchem Thema muss interveniert werden? Das A-Team Zeitplan hat Zeit und Stoppuhr in der Hand.
■ A-Team Themen: Schweift die Gruppe zu sehr vom eigentlichen Thema ab? Worüber genau wird gerade diskutiert? Bleibt dabei Raum für die anderen Themen? Welche Themen überschneiden sich und passen gut zusammen?
■ A-Team Zielführung: Das A-Team Zielführung hat nur eines im Kopf: Ergebnisse erzielen! Was wurde bisher besprochen und welche Ziele und Ergebnisse lassen sich genau festlegen?
■ A-Team Opposition: Es braucht eine Opposition, damit es nicht zu einfach ist, der Masse hinterher zu schleichen und sich dem erstbesten Gedanken hinzugeben.
■ A-Team Klartext: Kurz – knapp – prägnant. Das Klartext-Team zeigt jedem die gelbe Karte, der zu viel labert und nicht zum Punkt kommt. Passen Sie auf, dass es nicht Sie trifft.
■ A-Team Protokoll: Sie halten alles schriftlich fest und konzentrieren sich während des Meetings auf die anderen Teilnehmer und Rezepte. Mehrere Protokollführer erzielen ein genaueres und effektiveres Protokoll.
KLARTEXT-TIPP
Bestimmen Sie A-Teams für verschiedene Aufgaben!
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