организуют возможность просмотра удаленно отдельных архивных материалов.
Вместе с тем положение дел нельзя назвать радужным – в архивах существует множество больших и мелких проблем с составлением и представлением НСА, поддержанием его в актуальном состоянии. В этом материале я хочу зафиксировать такие проблемы по состоянию на начало 2021 г. и попробую предложить пути их решения. Часть решений может выглядеть идеалистичной, но не стоит забывать, что еще 5 лет назад каждая оцифрованная архивная опись была подарком, а оцифрованные архивные дела – чудом.
1. Необходимость постоянной актуализации НСА.
Оцифровка описей и даже создание АИС – вовсе не «венец» того, как должен выглядеть НСА современного архива. Очень часто архивы делают существенную часть работы: выкладывают описи, сканируют документы, создают базы данных, а потом… забывают о них. Проходят месяцы и годы, архивные фонды пополняются новыми делами, в бумажные описи в архивах делаются пометки о включении в них тех или иных документов, из таких новых дел иногда формируются новые архивные описи, старые описи перерабатываются – идет постоянный процесс. Но «интернет-представительства» архивов он зачастую не затрагивает – в электронном виде представлены описи, актуальные 3-5-10 лет назад, они не дают пользователю всей картины. То же и с АИС – после первого запуска системы редкий архив «синхронизирует» представленную информацию с бумажными описями, если тот или иной фонд сразу не представлен списком дел, информация о его составе впоследствии может так и не появиться.
Очевидно, что изменение ситуации будет идти на пользу и самим архивам – возможность ознакомиться с описями фондов удаленно, существенно сократит нагрузку на читальные залы, и пользователям архивов. Сайты архивов, электронные каталоги, АИС нужно воспринимать как полноценные инструменты работы, они не должны функционировать по «остаточному» принципу.
2. Понимание интересов пользователя.
Будем честны – большинство архивов в плане размещения НСА следует за интересами пользователя. Почти всегда в первую очередь оцифровываются наиболее востребованные пользователями описи и отдельные архивные дела – метрические книги, ревизские сказки, материалы различных переписей. Однако в ряде случаев логика архивов выглядит странной – в электронный вид переводятся описи, дела из которых крайне редко используются. Например, на данный момент в списке оцифрованных описей Государственного архива Тамбовской области нет описей фондов, содержащих метрические книги, но есть описи фонда Тамбовского обкома профсоюза рабочих спиртоводочной промышленности.
Постепенное, а не всеобщее выкладывание описей легко объяснимо трудозатратами: в большинстве региональных, а тем более региональных архивах – тысячи архивных фондов: отсканировать, распознать, разместить на сайте их описи – долгий процесс. И все же хотелось бы, чтобы архивы подходили к процессу создания НСА не формально, а с пониманием
