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Hinweis
Hier werden weitere Informationen zum behandelten Thema erwähnt, beispielsweise eine besondere Optionseinstellung für die gezeigte Darstellung.
Tipp
Mit diesem Hinweis wird beispielsweise auf eine alternative Lösung oder eine Besonderheit hingewiesen.
Wichtig
Diese Kennzeichnung macht Sie auf Punkte aufmerksam, die Sie unbedingt wissen und beachten sollten.
Übungsdateien
Hier wird erklärt, wo Sie die passenden Übungsdateien finden.
Rechts- oder Linkshänder?
Wenn Sie aufgefordert werden, die linke Maustaste zu drücken, dann ist darunter die Maustaste zu verstehen, die Sie mit der primären Funktion belegt haben. Wenn Sie als Linkshänder die beiden Maustasten in ihrer Primärfunktion vertauscht haben, dann ist diese Einstellung nicht konform mit der rechten Maustaste, wie dies für einen Rechtshänder zu verstehen ist.
Für einen Rechtshänder bedeutet die Anweisung »Klicken Sie mit der linken Maustaste«, dass er die linke Maustaste mit dem Zeigefinger seiner rechten Hand drückt. Ein Linkshänder, der die Maustasten vertauscht hat, muss bei dieser Anweisung jedoch die rechte Maustaste mit dem Zeigefinger seiner linken Hand drücken.
Sie können die Belegung der Maustasten in der Systemsteuerung von Windows überprüfen bzw. anpassen.
Übungsdateien und Hilfe
Die Übungs- und Lösungsdateien finden Sie im Download-Bereich zu diesem Buch auf www.oreilly.de/pivot2019.
Fragen und Feedback können Sie gerne an [email protected] schicken.
Kapitel 1
Von der Idee zum Bericht
In diesem Kapitel lernen Sie, …
wozu Lösungsmodelle sinnvoll sind,
wie Sie ein solches gestalten,
warum Dokumentationen notwendig und hilfreich sind und
wie Sie praktisch vorgehen, um eine Lösung zu implementieren.
Excel, das Lieblingsprogramm der Office-Anwender, ist einem permanenten Entwicklungs- und Veränderungsprozess unterworfen. Wie nun schon der Philosoph Heraklit vor über 2.500 Jahren wusste: Nichts ist so beständig wie der Wandel!
Der stetige Wandel und die immer wiederkehrenden Neuerungen erfordern kontinuierliche Anpassungen. Sowohl die Umwelt als auch die Datenlandschaft und die Anforderungen an das Reporting sind diesen Änderungsprozessen unterworfen. Bei geänderten Rahmenbedingungen müssen die dazu erstellten Modelle ebenfalls überarbeitet und angepasst werden. Darin jedoch liegt momentan die Crux: die Forderung nach Flexibilität auf der einen Seite, nach Stabilität und Schnelligkeit bei der Analyse auf der anderen.
Dennoch und auch deshalb ist es immer wieder verlockend und begeisternd, Excel aufzurufen und sofort Daten in einer Arbeitsmappe zu erfassen oder zu bearbeiten. Bei kleinen und einfachen Aufgabenstellungen ist dies ein häufig praktizierter, möglicher Lösungsweg. Wollen Sie aber mit umfangreichen Daten, verschiedenen Datenquellen und im Ergebnis mit zahlreichen Datenausgaben und Berichtsblättern arbeiten, ist es keineswegs ratsam, »mal einfach so« loszulegen. Hier bedarf es einiger Überlegungen, um ein übersichtliches, nachvollziehbares und vom Management akzeptiertes Arbeitsergebnis zu erzielen.
Entwurf von Modellen und deren Dokumentation
Microsoft Excel ist der Rechenkünstler und weit mehr als eine reine Tabellenkalkulationssoftware: Mithilfe zahlreicher Funktionen und Formeln, interessanter Techniken und aussagestarker Diagramme bereiten Sie die Daten auf. Je nach Aufgabenstellung müssen Daten aus anderen, oft verschiedenen Systemen integriert, Tabellen verknüpft, Daten verdichtet und aufbereitet werden. Planen Sie gerade zu Beginn der Aufgabenstellung genügend Zeit ein, um sich umfassende und detaillierte Gedanken über den Lösungsansatz und den erforderlichen Lösungsweg in Excel zu machen. Dies macht sich im Laufe der voranschreitenden Arbeit sehr schnell bezahlt. Ein überlegter und strukturierter Aufbau erleichtert jedes weitere Arbeiten sowie auch spätere Erweiterungen an und mit dem Excel-Modell.
Meine Empfehlung:
Investieren Sie Zeit in die Planung und Vorbereitung des (Lösungs-)Modells.
Überlegen Sie, welche Aufgaben und Anforderungen das Modell erfüllen soll und welche Struktur und Funktionalität Sie dazu benötigen.
Nicht zuletzt: Dokumentieren Sie das Modell, damit sowohl Sie selbst als auch Mitarbeiter und Kollegen den Aufbau und die Ziele verstehen und den Lösungsweg nachvollziehen können.
Planungsmethode und Lösungsentwicklung
Microsoft Excel stellt keinerlei Anforderungen an ein bestimmtes Vorgehen zum Erreichen der Lösung. Sie als Anwender entscheiden, meist nach Ausbildungsstand und Erfahrung, welchen Lösungsweg Sie einschlagen.
Die Entscheidung liegt ausschließlich bei Ihnen, ob Sie beispielsweise
mit Formeln oder Tabellenfunktionen arbeiten,
Datenbankfunktionen einsetzen oder unmittelbar zu einer Programmierlösung schreiten,
eine Lösung mit zahlreichen Tabellen in einer Mappe oder in verteilten Mappen anstreben,
Daten in Tabellenform mithilfe von Funktionen oder mit Assistenten und Datenbankfunktionen bearbeiten oder auch
PivotTables und PivotCharts verwenden oder
eine Lösung unter Einsatz von PivotTables in Verbindung mit Power Query und Power Pivot erarbeiten.
Nur wer das Endergebnis genau vor Augen hat, kann alle Schritte von der Datenerhebung bis zur Lösung vorausdenken. Mit einer derartigen soliden Planungsgrundlage können Sie sämtliche Module und Komponenten gezielt und im Kontext des Gesamtmodells gestalten und entwickeln.
Der Lösungsweg beginnt mit den Wünschen und Ideen, wie
