werden sollen, sowie mit Gedanken zum Design. Im nächsten Schritt [5] wird die Quelle bzw. die Herkunft der Daten unter die Lupe genommen. Im Anschluss daran läuft die Entwicklung und Lösungsumsetzung von Schritt [6] bis [7] – hier erstellen Sie anhand aller bekannten Anforderungen und Datenkonstellationen den Aufbau des realen Modells bis hin zum Druck des endgültigen Berichts.
Abbildung 1.1:Planung und Entwicklung eines Vorgehensmodells zum Aufbau eines Excel-Reports am Beispiel des V-Modells
Bevor Sie tatsächlich innerhalb der Mappe die Tabellenblätter aufbauen, ist es notwendig, sich die technischen und organisatorischen Komponenten für die Excel-Mappen und Tabellenblätter zu überlegen und festzuschreiben.
Praxisbeispiel
Angenommen, Sie erstellen einen monatlichen Bericht. Die Daten, die zu diesem Bericht führen, erhalten Sie aus einem Vorsystem in einem flachen (.txt, .csv) oder auch einem anderen Format. Diese Daten können Sie mit Power Query aufbereiten, in Ihr Lösungsmodell dynamisch und wiederholbar einlesen und verarbeiten. Der fertige Bericht wird als eigene Datei im Dateisystem abgelegt.
Dies wiederholt sich regelmäßig. Sie erhalten jeweils einen für sich abgeschlossenen Datenbestand, der umgesetzt und mit dem dazugehörigen Ergebnis gespeichert wird.
Eine andere Verarbeitungsvariante liest die Daten anstatt in eine Excel-Mappe in eine Datenbank ein und sammelt alle angefallenen Daten über einen größeren Zeitraum. Ihr (Berichts-)Modell greift auf die gesamte Datenbank zu und selektiert beispielsweise anhand eingegebener Zeitparameter lediglich den darzustellenden Zeitraum. Der Bericht wird erstellt, aber nicht gespeichert, weil er jederzeit aus dem Datenbestand in gleicher Weise oder aber auch über einen beliebigen anderen Zeitraum rekonstruiert werden kann. Abbildung 1.2 stellt einen beispielhaften schematischen Ablauf grafisch dar.
Abbildung 1.2:Schematischer Aufbau des Lösungswegs
Die Schritte im Einzelnen (Abbildung 1.2):
1 Im ersten Schritt werden die Daten in flacher Form als sequenzielle Textdatei aus einem Vorsystem in Microsoft Excel importiert oder, wenn es sich um sehr große Datenmengen handelt, in einer Datenbank zwischengespeichert.
2 Im zweiten Schritt werden die Daten aus unterschiedlichen Quellen mit Power Query aufbereitet und direkt aus der beispielsweise flachen Datei durch Power Query aufbereitet in Microsoft Excel eingelesen.
3 Oder sie werden in Microsoft Excel erfasst und dort für die weitere Bearbeitung aufbereitet.
4 Im dritten Arbeitsschritt werden die Daten in dem Lösungsmodell, beispielsweise PivotTables, verarbeitet.
5 Ausgabe des zusammengestellten Berichts, interaktiv oder statisch.
Aufbereiten der Daten und Aufbau der Lösung
Je nach Komplexität der Anforderung vollzieht sich der Weg zur Lösung genau wie der Aufbau der Daten innerhalb einer Mappe in folgenden Schritten:
Alle notwendigen Daten werden entweder komplett oder ggf. gefiltert aus der Datenbank in eine Excel-Tabelle übernommen.
Aus diesem importierten Datenmaterial werden beispielsweise mehrere Pivot-Tabellen oder formel- und funktionsbasierte Modelle aufgebaut.
Aus den Pivot-Tabellen werden die für die Grafik bzw. für die Darstellung erforderlichen Daten extrahiert,
in weiteren Modellen zusammengeführt und
mit dem Diagramm-Assistenten in eine Geschäftsgrafik umgesetzt oder unmittelbar in Tabellenform in den Bericht übernommen.
Verwaltung der Daten
Bei einem umfangreichen Modell ist auch zu überlegen, wo Hilfsdaten, beispielsweise umfangreiche Kriterienbereiche für Datenbankabfragen, aufgebaut werden, wo im Hinblick auf Power Pivot eine Kalendertabelle und welche Dimensionstabellen neben den Bewegungsdaten benötigt werden. In einem dynamischen Modell können die anzuzeigenden Daten des Berichts mit umfangreichen Datenschnitten gefiltert werden (Abbildung 1.3).
Abbildung 1.3:Steuerung der PivotTable-Anzeige über die Datenschnitte, Jahre, den Bereich und die Händler-Nummer
Mit einer durchdachten Abfrage bzw. Auswahlsteuerung automatisieren Sie als Anwender die erforderlichen Arbeitsprozesse und erhöhen vor allem die Qualität und Effizienz Ihrer Arbeit.
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