un buen seguimiento del proyecto se deben aplicar técnicas como la elaboración de documentación, reuniones con el equipo e individuales, revisiones de productos y utilización de alguna herramienta software de planificación y gestión.10 Revisiones: se aplican determinadas revisiones en varios momentos durante el desarrollo del proceso. Estas revisiones abarcan los diferentes aspectos y fases del proyecto como la planificación, la documentación producida, los procedimientos o las partes específicas del producto que pueden considerarse críticas.
11 Equipo: la organización del equipo de proyecto es un pilar básico en la planificación y tiene como objetivo diseñar la estructura de equipo. El jefe de proyecto debe asignar a cada integrante del grupo su función dentro del equipo dependiendo de sus habilidades, conocimientos, características y perfil.
12 Jefe de proyecto: el jefe de proyecto es el encargado de asignar los recursos, gestionar las prioridades, la planificación, la gestión de riesgos y de mantener al equipo de proyecto enfocado en los objetivos propuestos.
13 Usuarios: dependiendo de la orientación del proyecto, se deben tener en cuenta las condiciones de éxito enfocadas en los usuarios finales. Se debe interactuar con los usuarios para conocer las necesidades y analizar el tipo o grupo de usuarios directos para el cual la planificación y el proyecto estarán orientados.
4. Descripción breve de las tareas y los objetivos de las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto
El ciclo de vida de un proyecto se define como la duración del proceso y la secuencia de actividades necesarias que intervienen en el mismo para alcanzar el objetivo final. Este ciclo abarca desde un estudio inicial de viabilidad, especificación de requisitos del producto, planificación, desarrollo, fabricación y pruebas hasta finalmente su uso operacional. El ciclo de vida de un proyecto está compuesto por las fases de aprobación, definición, planificación, ejecución y cierre.
4.1. Aprobación
Inicialmente se realiza una fase preparatoria donde intervienen todos los miembros participantes en el proyecto con la intención de lograr el entendimiento del proyecto y estudiar todos sus aspectos. El objetivo de esta fase es identificar el problema o la necesidad para posteriormente trasladarlo como proyecto identificando igualmente su solución y respuesta.
Se realiza un estudio de viabilidad técnica y operativa además de un análisis económico, análisis de mercado y legal del proyecto. El resultado del estudio en esta fase de aprobación se refleja mediante documentos de tipo presupuestario. Una vez analizada esta propuesta de proyecto, en el caso de ser aprobada por la compañía, se iniciarán las siguientes fases de desarrollo sobre el proyecto.
4.2. Definición
La fase de definición comienza a partir de la identificación de una idea que se convertirá en un nuevo proyecto. El principal trabajo en esta fase es establecer los objetivos del proyecto dependiendo de las necesidades y los requisitos del cliente o mercado. Es una fase de gran importancia para alcanzar el éxito en el proyecto ya que unos objetivos mal planteados darán lugar al fracaso a pesar de una correcta gestión.
4.3. Planificación
El objetivo de esta fase es planificar todo el trabajo que se debe realizar en el desarrollo del proyecto y enumerar todas las tareas necesarias para poder completarlo en función del tiempo y los recursos disponibles. La planificación incluye las siguientes actividades:
1 Estimación de costes, plazos y cronogramas de tiempo.
2 Razones que justifican el proyecto y su inversión.
3 Elaborar una estrategia, gestionar riesgos y organizar el equipo de trabajo.
4.4. Ejecución
La fase de ejecución del proyecto consiste en reunir todos los recursos disponibles y utilizarlos para realizar todas las tareas anteriormente planificadas cumpliendo los requisitos de tiempo, coste y resultado, además de realizar los informes oportunos sobre el estado del proyecto.
Esta fase de ejecución es considerada la más larga y complicada del ciclo de vida de cualquier proyecto y puede estar llena de problemas provocados por una mala gestión de recursos.
Nota
Durante la fase de ejecución se debe realizar un control y una supervisión sobre el plan establecido con el objetivo de identificar los cambios y los riesgos durante la ejecución del proyecto, generando además la documentación necesaria para su aceptación.
4.5. Cierre
Una vez que el cliente aprueba la entrega, el trabajo del equipo de proyecto será realizar un informe y una evaluación posteriores al cierre que serán presentados a los directivos de la empresa en base al éxito global del proyecto.
Actividades
3. ¿Es conveniente comenzar la planificación del proyecto sin antes reunirse con el cliente? ¿Qué se necesita del cliente?
4. ¿Cuál es la fase más duradera del ciclo de vida de un proyecto? ¿Por qué cree que es la más duradera?
5. ¿Qué ocurriría si en la fase de ejecución se observa la necesidad de tener más recursos de los establecidos en la planificación? ¿A qué parámetros del proyecto afectaría este problema?
Aplicación práctica
Un cliente ofrece un proyecto para realizar el diseño y la instalación de un sistema de domótica para uso privado que controle el sistema de calefacción en su hogar. Usted es designado como jefe de proyecto y tiene la siguiente información:
1 El cliente quiere la instalación completada en un plazo de 6 meses y exige máxima calidad.
2 Pagaría por la instalación un máximo de 9.000 € y quiere un mantenimiento periódico.
3 Su casa tiene 150 m2 de superficie.
4 Solo necesita climatización, no pretende instalar otras prestaciones.
Las condiciones impuestas por su director general son las siguientes:
1 Tiene a su disposición para formar el grupo de proyecto a cinco personas como máximo, incluido el jefe de proyecto.
2 El presupuesto máximo disponible para desarrollar el proyecto es de 3.500 € sin subvención.
3 Diseñe de forma esquematizada las fases de diseño y planificación del proyecto en función de los requisitos
