als Buchungskonten des externen als auch des internen Rechnungswesen genutzt und weisen die Art der Kostenentstehung aus. Mit ihnen beantworten Sie die Frage, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen entstanden sind.
KostenstelleKostenstellen weisen den Ort der Kostenentstehung aus und orientieren sich dabei oftmals an der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Sie haben die Aufgabe, angefallene Kosten zu sammeln. Ferner stellen sie Verantwortungsbereiche innerhalb eines Unternehmens dar und ermöglichen, die entstandenen Kosten verursachungsgerecht auf einzelne Unternehmensbereiche zu verteilen.
Dennoch möchte Felix noch einmal mit seinem Buchhalter Erwin Fuchs klären, wie ihre Buchhaltung eigentlich genau aufgebaut ist. Dieser gibt ihm dazu umgehend eine kleine Einführung: Im Verlag »Neue Medien« wird der Industriekontenrahmen (IKR) eingesetzt, und innerhalb der Finanzbuchhaltung sind schon entsprechende Sachkonten angelegt. Der IKR ist in unterschiedliche Kontenklassen aufgeteilt, die anhand der ersten Ziffer des Buchungskontos ersichtlich sind. Diese Konten werden nach Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) sowie Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) getrennt geführt.
Zur Verdeutlichung wird ihm Tabelle 1.1 vorgelegt.
Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (IKR)
1.1 Kostenartenrechnung
Gemeinsam überlegen sie, welche der Verlagskonten für ein Controlling infrage kommen, und einigen sich darauf, mindestens die Ertrags- und Aufwandskonten (Klassen 5–7) als Kostenarten anzulegen.
1.1.1 Anlage von Kostenarten
Nachdem Felix gemeinsam mit Herrn Fuchs diese Entscheidung getroffen hat, begleiten wir ihn bei der Anlage der Kostenarten, um die Frage zu beantworten, welche Kosten im Laufe eines Jahres angefallen sind. Daher soll unsere primäre Aufgabe nun sein, passende Kostenarten zu den Sachkonten der Klassen 5 und 6 anzulegen. Als sekundäre Aufgabe werden wir uns im späteren Verlauf des Buches (siehe Abschnitt 3.1.2) um die Konten der Klasse 9 und damit um die interne Kosten- und Leistungsrechnung kümmern.
Grunddaten des Unternehmens (Buchungskreis, Kostenrechnungskreis) einrichten
Innerhalb eines Konzerns können verschiedene Konzerngesellschaften in einzelnen Buchungskreisen abgebildet werden. Im Controlling ist der Kostenrechnungskreis die zentrale Einheit, für die eine Kostenrechnung durchgeführt wird. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere Buchungskreise umfassen. Für den Verlag »Neue Medien« reicht eine Verknüpfung zwischen Buchungskreis und Kostenrechnungskreis. Sobald das Unternehmen allerdings wächst und verschiedene Filialen einen eigenen Buchungskreis innehaben, können diese zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden.
Für unseren Verlag haben wir als Bezeichnung des Buchungs- und Kostenrechnungskreises »BUCH« gewählt und nutzen den hinterlegten Kontenplan »IKR«.
Eine schnelle Möglichkeit der Einzelanlage von Kostenarten zu Sachkonten können Sie in der Stammdatenpflege des Controllings finden. Unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenartenrechnung • Stammdaten • Kostenart • Einzelbearbeitung • Anlegen Primär oder alternativ über die Transaktion KA01 gelangen Sie auf das Einstiegsbild zur Anlage (siehe Abbildung 1.1). Hier können Sie die Nummer des Sachkontos angeben und einen Zeitraum, von wann bis wann die Kostenart gültig sein soll. Die primären Kostenarten sowie die Erlösarten entsprechen den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) innerhalb der Finanzbuchhaltung.
Daher können die Primärkostenarten erst angelegt werden, wenn das entsprechende Sachkonto in der Finanzbuchhaltung bereits existiert. Die Nummer der Kostenart entspricht dann der des zugeordneten Sachkontos, da sie mit den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung verknüpft ist. Neben den primären Kostenarten gibt es auch sekundäre Kostenarten, denen kein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet ist und die ausschließlich in der Kostenrechnung (im internen Rechnungswesen) genutzt werden. Ein Anwendungsgebiet dieser Kostenarten findet sich in der internen Leistungsverrechnung (siehe Abschnitt 3.1). Im weiteren Verlauf legen wir die GuV-Konten (Erfolgskonten) auch im Controlling als primäre Kostenarten an.
Abbildung 1.1: Kostenart anlegen – Einstiegsbild
Nach Bestätigung der Gültigkeit mit Enter werden im folgenden Fenster einige Grunddaten direkt aus dem Sachkontostammsatz übernommen (siehe Abbildung 1.2). Dieses betrifft sowohl die Bezeichnung (Kurztext) als auch die Beschreibung (Langtext).
Abbildung 1.2: Kostenart anlegen – Grunddaten
Als weiteres Datenelement müssen Sie nun noch den Kostenartentyp angeben. Dieser bestimmt, für welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge eine Kostenart verwendet werden soll. Für Kosten der Finanzbuchhaltung (im Beispiel Kontenklasse 5) bietet sich hier der Kostenartentyp 1 »Primärkosten/kostenmindernde Erlöse« an, der für alle in der Finanzbuchhaltung (FI) oder der Materialwirtschaft (MM) gebuchten Kosten verwendet wird. Für Erlöskonten (im Beispiel Kontenklasse 6) bietet sich der Kostenartentyp 11 »Erlöse« an. Nachdem Sie den entsprechenden Kostenartentyp gewählt haben, können Sie die Kostenart über das Icon
Nachdem Felix gemeinsam mit Herrn Fuchs alle Kostenarten angelegt hat, schwirren ihm nun die einzelnen Nummern im Kopf herum und verwandeln die eigentlich vorhandene Ordnung in ein kleines Zahlenchaos. Beide sind der Meinung, dass seitens SAP doch auch eine Gruppierung der einzelnen Kostenarten möglich sein sollte. Innerhalb der Finanzbuchhaltung hat man wenigstens eine Bilanz bzw. GuV, die einer Gliederungslogik folgt. Entsprechendes sollte es doch auch im Controlling geben.
1.1.2 Gruppierung der Kostenarten
Sie haben es sich sicherlich schon gedacht und werden daher nicht überrascht sein, dass es zu den meisten Stammdaten entsprechende Gruppen gibt, in denen einzelne Stammdaten oder ganze Intervalle zusammengefasst werden können. Unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenartenrechnung • Stammdaten • Kostenartengruppe oder mit der Transaktion KAH1 finden Sie die Möglichkeit, Kostenartengruppen zu Ihren Kostenarten anzulegen. Für eine erste Gliederung legen wir hier die Kostenartengruppe IKR an. Nach Angabe des Namens gelangen wir in einen Pflegedialog der Kostenartengruppe (siehe Abbildung 1.3).
Abbildung 1.3: Kostenartengruppe anlegen (Transaktion KAH1)
Auf der linken Seite ist der Gruppenname (im Beispiel IKR) angegeben, und wir können im Kasten daneben eine Beschreibung
