die Geschäftsordnung, oder soweit dort keine Regelungen enthalten sind, durch Wahlbeschluss des Aufsichtsrats festgelegt werden. In der Regel wird die Wahl für die Dauer der Amtszeit als Aufsichtsratsmitglied gelten.[152]
120
Der Aufsichtsrat kann den Vorsitzenden jederzeit mit der Mehrheit abberufen, die für die Wahl erforderlich war. Die Satzung kann höhere Mehrheiten oder wichtige Gründe für die Abberufung verlangen. Der Aufsichtsratsvorsitzende kann den Vorsitz niederlegen ohne zugleich sein Aufsichtsratsmandat niederlegen zu müssen.[153]
121
Die Regelungen für die Wahl und die Amtszeit des Aufsichtsratsvorsitzenden gelten für den Stellvertreter entsprechend. Der Aufsichtsrat muss gem. § 107 Abs. 1 S. 1 AktG mindestens einen Stellvertreter wählen. Er kann mehrere Stellvertreter wählen.[154] Die Wahl des Aufsichtsratsvorsitzenden und seiner Stellvertreter muss gem. § 107 Abs. 1 S. 2 AktG im Handelsregister angemeldet werden.
122
Der Aufsichtsratsvorsitzende hat grundsätzlich die organisatorischen Aufgaben, die der Leiter eines Kollegialorgans typischerweise besitzt. Er beruft die Sitzungen des Aufsichtsrats ein, legt die Tagesordnung fest und leitet die Aufsichtsratssitzungen. Er bringt die Beschlüsse und Ergebnisse der Aufsichtsratsausschüsse in das Plenum ein und koordiniert die Ausschussarbeit. Der Aufsichtsratsvorsitzende repräsentiert weiterhin den Aufsichtsrat nach außen, insbesondere gegenüber dem Vorstand. Er ist ständiger Ansprechpartner und Berater des Vorstands. In dieser Funktion nimmt er die Berichte des Vorstands entgegen und bringt sie in den Aufsichtsrat ein. Die Satzung bestimmt in der Regel, dass der Aufsichtsratsvorsitzende auch die Hauptversammlung leitet.[155] In einigen Sonderfragen, insbesondere bei Anmeldungen zum Handelsregister und in mitbestimmten Unternehmen, gibt es ausdrückliche gesetzliche Kompetenzzuweisungen an den Aufsichtsratsvorsitzenden.[156]
3.5.2 Sitzungen und Beschlüsse
123
Die Beschlussfassung und Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats regelt Art. 50 Abs. 1 SE-VO, der für alle Organe der SE gilt, unmittelbar und ordnet an, dass die Beschlussfähigkeit gegeben ist, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder anwesend oder vertreten ist (Art. 50 Abs. 1 a SE-VO). Die Beschlüsse werden mit der Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Mitglieder gefasst (Art. 50 Abs. 1 b SE-VO). Art. 50 SE-VO lässt jedoch abweichende Bestimmungen in der Satzung zu. Nationale Ausführungsbestimmungen zu Beschlussfassung und Beschlussfähigkeit erübrigen sich somit sowohl für den Aufsichtsrat im dualistischen System als auch für den Verwaltungsrat im monistischen System, da nach Art. 9 Abs. 1 b SE-VO die angeordnete Satzungsfreiheit Vorrang vor nationalen Ausführungsbestimmungen hat.[157]
124
Nicht geregelt in Art. 50 Abs. 1 SE-VO ist die Einberufung der Aufsichtsratssitzung, die Vertretung in der Aufsichtsratssitzung und die Form der Beschlussfassung. Hier gelten über Art. 9 Abs. 1c ii SE-VO §§ 108–110 AktG.
125
Beschlüsse des Aufsichtsrats werden grundsätzlich in einer vom Aufsichtsratsvorsitzenden einberufenen Aufsichtsratssitzung gefasst (§ 110 AktG). Aufsichtsratssitzungen sollen gem. § 110 Abs. 3 AktG zweimal im Kalenderhalbjahr stattfinden. Bei nicht börsennotierten Gesellschaften kann der Aufsichtsrat beschließen, lediglich eine Sitzung pro Kalenderhalbjahr, d.h. zwei Sitzungen im Jahr durchzuführen. Die Aufsichtsratssitzungen werden vom Aufsichtsratsvorsitzenden einberufen. Das Gesetz schreibt keine Form vor. In der Regel wird die Satzung oder die Geschäftsordnung des Aufsichtsrates eine Einberufungsform, sehr oft durch eingeschriebenen Brief, vorschreiben.[158] Mit der Einberufung müssen Ort und Zeit der Sitzung sowie eine Tagesordnung bekannt gegeben werden. Eine Einberufung einer Aufsichtsratssitzung ohne Tagesordnung ist nicht ordnungsgemäß. Beschlussvorschläge müssen der Tagesordnung nicht beigefügt werden. Eine Einberufungsfrist schreibt das Gesetz ebenfalls nicht vor. In der Regel wird die Einberufungsfrist aber auch in der Satzung oder der Geschäftsordnung vorgesehen sein.[159]
126
Von dem Grundsatz, dass Aufsichtsratssitzungen als Präsenzsitzungen abzuhalten sind, lässt § 108 Abs. 4 AktG Ausnahmen zu. Danach sind auch schriftliche, fernmündliche oder andere vergleichbare Formen zulässig, wenn alle Aufsichtsratsmitglieder dieser Beschlussfassung zustimmen. Vergleichbare Formen sind etwa die Stimmabgabe durch Telefax oder die Teilnahme an einer Aufsichtsratssitzung per Videokonferenz.[160] Die Ausnahme von der Präsenzsitzung steht unter dem Vorbehalt einer abweichenden Regelung in der Satzung oder der Geschäftsordnung. Dieser Vorbehalt bedeutet, dass entweder Beschlussfassungen außerhalb der Präsenzsitzungen durch die Satzung oder Geschäftsordnung des Aufsichtsrats für unzulässig erklärt werden können oder dass diese Form der Beschlussfassung auch dann zulässig ist, wenn einzelne Aufsichtsratsmitglieder dem widersprechen.[161] Abwesende Mitglieder können an der Beschlussfassung teilnehmen, wenn sie gem. § 108 Abs. 3 AktG schriftliche Stimmenabgaben überreichen lassen.
127
Die Entscheidungen des Aufsichtsrats erfolgen gem. § 108 Abs. 1 S. 1 AktG durch Beschluss. Der Beschluss des Aufsichtsrats muss ausdrücklich gefasst werden, stillschweigende oder konkludente Zustimmungen oder Meinungsäußerungen des Aufsichtsrats oder von Aufsichtsratsmitgliedern haben nicht die Rechtswirkung eines Beschlusses. Es ist Aufgabe des Aufsichtsratsvorsitzenden, das Ergebnis der Diskussion im Aufsichtsrat in Beschlussform zu fassen und zur Abstimmung zu stellen. Es empfiehlt sich, im Protokoll nach der Abstimmung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden ausdrücklich das Abstimmungsergebnis und das Zustandekommen oder Nichtzustandekommen des Beschlusses feststellen zu lassen.[162]
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Die Frage, wie mit fehlerhaften Aufsichtsratsbeschlüssen umzugehen ist, ist in Rechtsprechung und Literatur in der dogmatischen Begründung, weniger wohl im Ergebnis umstritten. Ein Aufsichtsratsbeschluss ist fehlerhaft, wenn das Beschlussverfahren unter einem Mangel leidet oder der Beschluss seinem Inhalt nach gegen das Gesetz oder die Satzung verstößt. Relevant sind Mängel in der Stimmabgabe eines Aufsichtsratsmitglieds nur, wenn sich aufgrund des Mangels in der Stimmabgabe das Abstimmungsergebnis verändert.[163] Keine Einigkeit besteht darüber, wie bei weniger schwerwiegenden Verfahrensverstößen und Verstößen gegen die Satzung oder gesetzliche Bestimmungen verfahren werden soll. Zum Teil wird vorgeschlagen, statt der Nichtigkeitswirkung in diesen Fällen § 243 AktG analog anzuwenden und lediglich eine Anfechtbarkeit des Beschlusses anzunehmen.[164] Dieser Ansatz wird von der wohl überwiegenden Ansicht in Rechtsprechung und Literatur abgelehnt, weil die auf Hauptversammlungsbeschlüsse zugeschnittenen Abgrenzungen von Anfechtungs- und Nichtigkeitsgründen auf Aufsichtsratsbeschlüsse nicht übertragbar sind.[165]
129
Auch der BGH erkennt jedoch die Notwendigkeit, die Nichtigkeitsfolge in Anlehnung an § 141 BGB zu begrenzen und auf schwerwiegende Verfahrensfehler und materiell-rechtliche Verstöße gegen die Satzung und das Gesetz zu beschränken. Der BGH erreicht dieses Ziel, indem er von einer grundsätzlichen Nichtigkeit des Aufsichtsratsbeschlusses ausgeht, jedoch von dem Aufsichtsratsmitglied, das sich auf den zur Nichtigkeit führenden Mangel berufen will, verlangt, in angemessener Frist gegenüber dem Aufsichtsratsvorsitzenden den Mangel zu rügen. Als angemessene Frist wird dabei in Anlehnung an § 246 Abs. 1 AktG die Monatsfrist herangezogen.[166]
130
Dogmatisch
