из числа стремящихся быть поближе к окружению начальства под разного рода предлогами, чаще всего надуманными, заходят к секретарю и начинают бесконечные разговоры, приготовление кофе и чая, беседы о детях, кино, моде, отпуске и т. д. Обычно это характерно для так называемых «общественников», являющихся на самом деле слабыми специалистами, вынужденными скрывать это свое качество. Однако кабинет секретаря (приемная руководителя) – это не клуб для любителей досужего обмена новостями. Кстати, клиенты и контрагенты организации имеют возможность быстро и точно составить для себя представление о её организационно-управленческом уровне именно по наличию или отсутствию в приемной досужих сотрудников и их разговорам поскольку отвлекающийся от работы секретарь, позволяющий это же и другим сотрудникам, олицетворяет собой негативные черты деловой репутации самой фирмы. Если таких досужих сотрудников в приемной продолжительное время находится несколько или они часто сменяют друг друга, то ни о каком впечатлении о положительной деловой репутации фирмы речи быть не может. Кстати, именно в процессе подобных частных разговоров может произойти нежелательное распространение конфиденциальной (закрытой) информации и могут возникнуть нездоровые отношения в коллективе. Среди руководителей нередко встречаются приверженцы девиза «Каждый сотрудник может зайти ко мне, когда хочет». Такой девиз только внешне выглядит привлекательно и демократично. В действительности такая практика ведет к нарушению рабочих планов, отвлечению руководителя и секретаря от решения важных вопросов и снижению трудовой дисциплины в организации. Кроме того, такой стиль обычно приводит к расслоению в коллективе на группы: тех, кто «вхож», и тех, кто «не вхож». Такие группы постепенно перерастают в группировки, представители которых в лучшем случае молчаливо терпят друг друга. Задача секретаря – бороться с подобными явлениями.
Технические функции секретаря
Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (или её подразделения):
– передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы;
– получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
– организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
– осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
– обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе;
– ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию,
