сотрудник настаивает на приёме в другое время, секретарь должен узнать у него конкретную причину и доложить об этом руководителю. Секретарь обязан согласовать с руководителем время приема и сообщать об этом сотруднику.
При приёме работников других организаций или командированных из других городов секретарь должен выяснить, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.
Алгоритм деловой коммуникации с посетителем заключается в следующем:
– этап «контакт»:
– красивое профессиональное приветствие;
– доброжелательный взгляд;
– улыбка;
– фраза типа «Чем я могу вам помочь?»;
– интонация в стиле «радушный хозяин встречает дорого гостя»;
– этап «ориентация»:
– открытые вопросы, которые побуждают человека предоставить о себе информацию. Не следует задавать более 5–7 вопросов во избежание появления «эффекта допроса»;
– проверка установления контакта посредством резюмирования: «Итак…»;
– интонация мягкая в стиле «добрый доктор»;
– этап «набрасывание вариантов»:
– «раскладывается» пасьянс возможностей;
– интонация в стиле «консультант»;
– на данном этапе «продается» компетентность и потому основную роль играют аргументы и убеждение;
– этап «принятие решения»:
– конкретность;
– немногословность;
– этап «выход из контакта»:
– сохранение взаимной симпатии;
– ненавязчивый акцент на перспективу дальнейшего взаимодействия;
– интонация в стиле «радушный хозяин прощается со своим гостем».
Алгоритм общения с посетителем в конфликтной ситуации
Работа секретаря постоянно связана с многочисленными встречами и контактами. Психологи полагают, что конфликты неизбежны в любом производственном коллективе (в крупной компании или малом предприятии). Следовательно, управление конфликтной ситуацией и безболезненный выход из нее является важной составляющей работы секретаря.
Если секретарь замечает недоброе отношение посетителя к себе без всякой на то причины, ему не следует принимать вызов. Выход из этой ситуации – в предельной вежливости. Надо как бы отгородиться вежливостью от этого человека и тем самым его обезоружить. Предотвращение конфликта – это большое искусство. Это предполагает умение слушать и разъяснять, причем делать это всякий раз по-разному в зависимости от ситуации и собеседника. Здесь важно уметь разбираться в людях, распознавать их психологические особенности,
