календарного и рабочего планов, для согласования сроков совещаний, разделения труда при подготовке общих мероприятий, взаимной замены в случае необходимости, обмена информацией.
Договорённость о деловых встречах руководителя по телефону – это повседневная работа секретаря. О таких встречах часто договариваются между собой секретари отделов и учреждений.
Секретарю часто передают по телефону приглашения для его руководителя на различные совещания и деловые встречи. Если начальник в это время на месте, секретарю следует сейчас же согласовать с ним этот вопрос. Если же его нет, секретарь может записать это мероприятие в календарный план, если на это время в плане ничего не предусмотрено. Может возникнуть и такая ситуация: начальника нет на месте, его приглашают на важное совещание, но на это время в календарном плане уже записано другое мероприятие. В этом случае секретарю следует записать приглашение и сделать все возможное, чтобы быстрее уведомить об этом шефа.
Очень часто секретари по указанию директора обзванивают руководителей отделов (секторов), оповещая их о сроках предстоящего совещания. Совершенно недостаточно просто известить кого-либо о дне и часе совещания. Секретарь обязан проинформировать приглашенного о теме, цели, сроке, примерной продолжительности, круге участников, порядке работы и роли приглашенного на этом совещании. Надо выяснить, сможет ли приглашенный принять участие в совещании, а если нет, то по какой причине, и доложить об этом руководителю. Далее следует заблаговременно раздать участникам совещания необходимые материалы.
Как правило, секретарь играет важную роль в предоставлении своему руководителю информации по текущим вопросам, соблюдая при этом требования конфиденциальности. Он также находится в особом положении, поскольку знает о местонахождении руководителя и как с ним при необходимости можно связаться. Если руководитель во время своего отсутствия звонит в контору по телефону, секретарь должен информировать его или принять меры к выполнению любых указаний, данных руководителем по телефону.
Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.
Отношения секретаря с посетителями
Посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря.
Посетители условно подразделяются на следующие группы:
– сотрудники сторонних организаций;
– сотрудники, принимаемые по текущим вопросам;
– сотрудники, принимаемые по личным вопросам;
– командированные;
– делегации.
Приём посетителей из сторонних организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Секретарь назначает время приёма,
