2. Función de compra y aprovisionamiento: conceptos básicos
Una de las funciones básicas de una empresa y, por ende, de un alojamiento rural es la compra y el aprovisionamiento de materiales y elementos necesarios para su actividad empresarial.
Definición
Aprovisionamiento
Es la función empresarial mediante la cual una empresa se abastece de todos los productos y el material necesario para su funcionamiento en el momento justo de compra y con el menor coste posible.
De esta definición, pueden extraerse cuatro ideas o puntos a tener en cuenta:
1 Establecer las necesidades de compra.
2 Fijar el momento de la compra.
3 Determinar la cantidad a comprar dependiendo del momento.
4 Gestionar los proveedores y elegir los más adecuados.
El proceso de compra puede dividirse en dos fases: la planificación de las compras y la búsqueda y elección de proveedores.
En la fase de planificación de las compras, se encuentran las siguientes acciones:
1 Detección de necesidades: hay dos tipos de necesidades en una empresa:Necesidades estratégicas: son compras necesarias para la consecución de objetivos estratégicos de la empresa, como, por ejemplo, las que proporcionen un aumento de reservas o una mejora en la calidad o cantidad de los servicios.Necesidades de desarrollo de actividad: son elementos que se usan y/o se consumen en el desarrollo del servicio de alojamiento, de restauración o cualquier otro que se preste en el alojamiento rural.
2 Especificaciones de los productos: esta especificación consiste en recoger en fichas las características del producto, la cantidad necesaria, el plazo máximo de recepción, el precio orientativo y la calidad mínima requerida al producto.
La fase de búsqueda y elección de proveedores comienza con el análisis del mercado y la valoración de los diferentes proveedores que se encuentren. A continuación, hay que ponerse en contacto con los proveedores para solicitarles ofertas. Estas ofertas incluirán las características de los productos, el precio, las condiciones de pago, el plazo de entrega, etc. Una vez recepcionadas las ofertas, se hará una especie de baremo en el que estas se puntuarán o se valorarán en función de unos criterios, tales como: características del producto (calidad, especificaciones técnicas y precio), condiciones de compraventa (relacionadas con el transporte, los plazos de entrega, el pago aplazado, etc.) y características del proveedor (fiabilidad, prestigio, etc.).
Una vez analizadas todas las opciones, se elige el proveedor más favorable.
Nota
El proveedor más favorable dependerá de la situación económica y de las necesidades concretas de cada empresa de alojamiento rural, ya que un proveedor puede ser el mejor para una empresa y, sin embargo, no serlo para otra.
Aplicación práctica
El hotel rural El Espino, localizado en Marchena, necesita adquirir un equipo informático y, para ello, se han pedido precios y condiciones a tres proveedores de la zona. Se analizarán las ofertas y se valorará cuál es la más ventajosa.
Los proveedores ofrecen los siguientes precios para un ordenador de sobremesa con las mismas características técnicas:
1 PC Componentes ofrece un ordenador al precio de 995 €, el precio más barato.
2 Portátil Line da un precio de 1.050 €.
3 Printer ofrece un equipo de 1.175 €.
Sin embargo, no solo el precio es un indicador para elegir un proveedor u otro, sino que hay que atender a otros criterios tanto cualitativos como cuantitativos.
A continuación, se detalla una tabla con alguno de los criterios más usuales para valorar a los proveedores.
| CRITERIOS | PC Componentes | Portátil Line | Printer |
| Precio | 995 € | 1.050 € | 1.175 € |
| Pago aplazado | No | 6 meses, gastos de formalización 50 € | 1 año sin intereses |
| Garantía | 2 años | 2 años | 1 año |
| Mantenimiento | No | Sí | Sí |
| Transporte | No | Sí | Sí |
| Instalación | No | Sí | No |
| Prestigio | Se desconoce | Sí | Sí |
SOLUCIÓN
En principio, podría descartarse el proveedor PC Componentes, pues no muestra muchas ventajas, solo el precio y la garantía. Sin embargo, un proveedor puede ser el mejor para una empresa y el peor para otra, ya que tendría que valorarse también la capacidad financiera de la empresa. Si tuviera bastante liquidez y pudiera pagarse al contado y, además, en el alojamiento se dispusiera de personal capacitado para la instalación podría ser esta una buena opción.
El proveedor Printer sería una buena opción en caso de que no quiera hacerse mucho desembolso de dinero y quieran aplazarse los pagos el máximo posible. Aunque, a largo plazo, es la opción más cara.
El proveedor Portátil Line parece que es la mejor opción en cuanto a prestaciones y precio final, ya que permite unos plazos cómodos y cuenta con mantenimiento, instalación y transporte del equipo informático. Además, el proveedor tiene bastante prestigio.
Actividades
1. Analice el mercado de su provincia y localice, al menos, cuatro proveedores de mobiliario. El producto a comprar será un dormitorio rústico compuesto de cama de 1,35 m, armario de cuatro puertas de 2 m de altura, cómoda y dos mesitas de noche.
2. Realice un cuadro en el que se valoren los proveedores encontrados en la actividad anterior, establezca los criterios que va a baremar de cada uno de ellos y complete estos criterios con la información obtenida. Indique cuál es el proveedor más favorable. Razone su respuesta.
3. Compra y aprovisionamiento
Llegados a este punto y habiendo visto los conceptos básicos de la función de compra y aprovisionamiento de una empresa, comenzarán a analizarse el mobiliario y el equipo necesarios para el funcionamiento de un alojamiento rural.
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