7 El programa propone una serie de márgenes predeterminados que puede elegir si lo desea con un clic en este menú. Cada una de estas combinaciones de márgenes muestra los valores de los cuatro márgenes del documento: superior, inferior, izquierdo y derecho. En el caso en que ninguna de estas combinaciones le satisfaga para su documento, puede acceder al cuadro de configuración de la página e indicar manualmente los valores que necesita. A modo de ejemplo, haga clic sobre la opción Márgenes personalizados.
8 Se abre de esta forma el cuadro de diálogo Configurar página, mostrando el contenido de la ficha Márgenes. (11) En la primera sección de esta ficha puede introducir manualmente los valores para los cuatro márgenes, así como indicar la posición a tener en cuenta para una posible encuadernación del documento y la posición del margen interno en el caso de trabajar con páginas enfrentadas. En la sección Vista previa de esta misma ficha puede ir controlando los cambios realizados. Realice si lo necesita estos cambios y, cuando termine, pulse el botón Aceptar del cuadro de configuración.
9 La última opción de configuración es la que permite establecer el número de páginas que desea imprimir por hoja. Tenga en cuenta que, según el contenido, el resultado puede no ser el esperado en el caso de indicar un número demasiado elevado de páginas en una misma hoja. Esto es debido a que el programa reduce lógicamente el tamaño del contenido de las páginas para conseguir que se muestren según la opción seleccionada. Pulse sobre la punta de flecha del último comando para comprobar las opciones disponibles (12) y, una vez realizada la comprobación, ocúltelas pulsando sobre el mismo botón.
En el campo Copias situado a la derecha del botón Imprimir puede indicar el número de copias del documento que desea imprimir.
10 El vínculo Configurar página, situado en la parte inferior de las opciones de configuración, permite abrir en cualquier momento el cuadro de diálogo del mismo nombre y realizar en él todos los cambios que considere oportunos. Una vez preparado el documento para su impresión, ya puede ejecutar el proceso. Para ello, sencillamente pulse sobre el botón Imprimir, situado en la sección Imprimir. (13)
11 Tenga en cuenta que, al realizar la impresión desde la vista Backstage, ésta se lleva a cabo directamente, sin pasar por ningún cuadro de diálogo. Esto se debe a que el programa considera que y ha configurado el documento en todos los aspectos desde este panel. La impresión se efectúa sin problemas, según el dispositivo instalado y configurado en su equipo, y cuando finaliza el documento se muestra, con los cambios de configuración realizados en el área de trabajo del programa. Terminaremos este ejercicio cerrando Word almacenando los cambios realizados en el documento. Pulse sobre el botón de aspa de la Barra de título del programa y, en el cuadro de diálogo en el que se solicita confirmación para el almacenamiento, pulse sobre el botón Guardar. (13)
RECUERDE
En el cuadro de opciones de cada programa de la suite encontrará, tanto en la categoría Mostrar (apartado Opciones de impresión) como en la denominada Avanzadas (apartado Imprimir), opciones muy concretas relacionadas con la impresión de documentos. Resulta interesante conocer algunas de estas opciones par afinar todavía más la obtención en papel de sus archivos.
Lección 13. Crear documentos en PDF o XPS
La opción Crear documento PDF/XPS del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 forma parte de todas las aplicaciones de la suite. Tanto el formato PDF, propiedad de Adobe, como el formato XPS, propiedad de Microsoft, consiguen documentos que representan copias idénticas a un original creado con cualquiera de los programas de Office, con la ventaja de que conserva las fuentes, el formato y las imágenes de este original y se puede visualizar en la mayoría de los equipos, aun sin contar con la suite Office instalada. Otra de las ventajas de los documentos en PDF o XPS es que su contenido no puede ser modificado si no es desde programas especiales. Existen programas gratuitos que se pueden obtener desde Internet que permiten la visualización de estos tipos de documentos: Adobe Reader para los documentos en PDF y el Visor de XPS para los documentos en XPS. En resumen, los formatos PDF y XPS son ideales para compartir e imprimir documentos de todo tipo.
RECUERDE
PDF son las siglas del término en inglés Portable Document Format, desarrollado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. Por su parte, XPS son las siglas del término en inglés XML Paper Specification, un formato propuesto por Microsoft para el intercambio de documentos sin pérdida de datos.
1 En esta lección aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS. En este caso, trabajamos con el documento de Excel Discoteca.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (1)
En la versión 2007 de Office, la opción PDF o XPS, equivalente a la opción Crear documento PDF/XPS de la versión 2010, sólo estaba disponible previa instalación de un complemento de Microsoft para programas de la suite Office.
2 En la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Compartir. (2)
3 En la misma sección desde la cual es posible guardar documentos en otros formatos se encuentra la opción que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Crear documento PDF/ XPS. (3)
4 El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS. (4)
Los archivos PDF se visualizan con el visor de Adobe denominado Reader, una aplicación que puede descargarse de forma gratuita desde la página web de la compañía: www.adobe.es.
5 Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y haga clic sobre la opción PDF (puede ser que esta opción ya aparezca seleccionada por defecto; si es así, obvie este paso). (5)
El formato de archivo PDF denominado ISO 190005-1 (PDF/A)
