del formato PDF. En el cuadro de opciones para la publicación de los archivos en PDF puede marcar la opción incluida en el apartado Opciones PDF mediante la cual el documento convertido será compatible con este formato. Sin embargo, tenga en cuenta que al activar esta opción se desactiva automáticamente la opción que permite incluir en el nuevo archivo las propiedades del documento.
6 Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. En este caso, disponemos de Adobe Reader instalado en nuestro equipo, por lo que el archivo PDF se abrirá en este visor. La sección Optimizar para de este mismo cuadro de diálogo permite indicar el tamaño del archivo según la finalidad que tengamos previsto darle. Si la conversión a PDF o XPS se realiza con la intención de publicar el archivo en la Red e imprimirlo en papel, lo mejor es mantener la opción Estándar seleccionada; ahora bien, si sólo está previsto presentar el documento en línea y, por tanto, su tamaño es más importante que la calidad de impresión, puede marcar la opción Tamaño mínimo y conseguir así un archivo de dimensiones menores. En este caso, mantendremos la opción Estándar y seguiremos adelante visualizando las opciones de publicación disponibles. Para ello, haga clic sobre el botón Opciones. (6)
7 Se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, en el cual puede establecer distintos parámetros para la publicación del documento, como el intervalo de páginas, qué parte de la hoja desea convertir y si desea o no incluir información no imprimible. En este caso, mantenga todas las opciones tal y como se encuentran configuradas por defecto y pulse sobre el botón Aceptar. (7)
8 Ya podemos ejecutar la orden para la conversión de nuestro archivo en PDF. Haga clic sobre el botón Publicar y espere el resultado.
9 Como hemos mantenido activa la opción Abrir archivo tras publicación, el documento PDF se muestra casi de inmediato en el visor. Tenga en cuenta que este visor no permite realizar cambios sobre el documento, sino sólo visualizarlo y consultarlo. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.
10 A continuación, realizaremos una nueva conversión de nuestro documento Discoteca.xlsx, esta vez al formato XPS. Recuerde que este formato es propiedad de Microsoft y fue lanzado como alternativa al formato fijo por excelencia de Adobe, PDF. Aunque podríamos seguir los mismos pasos que los realizados para la conversión del archivo en PDF, es decir, utilizar la opción Crear documento PDF/XPS del comando Imprimir de la nueva vista Backstage, le mostraremos otra forma de llevar a cabo esta conversión, común también en todas las aplicaciones de Office 2010. Se trata de utilizar el tradicional comando Guardar como. Veamos cómo. Con el documento en pantalla, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el mencionado comando. (8)
RECUERDE
Si usted trabaja con Access 2010, debe saber que dispone de una tercera opción para convertir sus documentos a PDF o XPS. Se trata de utilizar la ficha Datos externos de la Cinta de opciones y, más concretamente, el comando PDF o XPS del grupo de herramientas Exportar.
11 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, con el que ya trabajamos en lecciones anteriores. Ahora se trata de localizar en el campo Tipo el formato en cuestión. En este caso, despliegue dicho campo y elija el formato Documento XPS. (9)
12 Al elegir este formato, el cuadro de diálogo se amplía para mostrar otras opciones, de hecho, las mismas que pudimos estudiar durante la conversión del documento a PDF. Así, podemos elegir el tipo de optimización según la finalidad del archivo y si deseamos o no abrir el documento tras su publicación. También puede acceder al cuadro de opciones, que contiene los mismos elementos que para la conversión a PDF. Mantenga las opciones tal y como están, asigne, si lo desea, un nuevo nombre al archivo y haga clic sobre el botón Guardar. (10)
13 Debido a sus reducidas dimensiones, el documento se convierte en poco segundos y se muestra, tal y como hemos indicado, en el visor oportuno. En este caso, se trata del denominado Visor de XPS, incluido en las versiones 7 y Vista de Windows. Desde este visor es posible consultar el contenido del documento e imprimirlo pero no modificarlo, aunque sí se pueden establecerse ciertas características relacionadas con permisos y firmas. Salga de este programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (11)
Si bien es preciso contar con Adobe Reader para poder visualizar documentos en PDF o XPS, cuando se trabaja con Windows 7 o su versión predecesora, Windows Vista, ya se dispone del denominado Visor de XPS, con el cual es posible visualizar al menos los documentos creados en formato XPS.
Lección 14. Enviar documentos por correo electrónico
El comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 cuenta con una opción que permite el envío por correo electrónico de cualquier documento creado con la suite de Microsoft. La opción Enviar mediante correo electrónico propone cinco formas distintas de llevar a cabo este envío, cada una de las cuales implica un formato diferente para dicho envío: como datos adjuntos en el formato original, como vínculo, como PDF y como XPS y, por último, como fax de Internet. Sea cual sea la opción que se elija para el envío, el requisito imprescindible para poder llevarlo a cabo es, evidentemente, contar con un programa de correo electrónico instalado y debidamente configurado en el equipo. El programa que forma parte de la suite Office es Outlook, el cual, para poder utilizarlo, debe tener una cuenta de correo configurada.
RECUERDE
La aplicación de Office desde la cual se envíe el documento mediante e-mail utilizará el programa de correo electrónico que tenga configurado en su equipo como predeterminado.
1 En esta lección le mostraremos cómo enviar por correo electrónico un documento de Office. Trabajaremos sobre un documento de texto creado con Word 2010, aunque sepa que puede utilizar cualquier otro archivo procedente de otra de las aplicaciones de la suite, puesto que el proceso es idéntico para todas ellas. Para empezar, abra el archivo Lectura obligatoria.docx, que ya descargó en su momento desde nuestra página web. (Si todavía no dispone de él, obténgalo antes de proseguir con el ejercicio y guárdela en su equipo.) (1)
Al pulsar sobre el comando Compartir de la vista Backstage se muestra seleccionada por defecto la primera opción en la sección Compartir, Enviar mediante correo electrónico.
2 A continuación, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la nueva vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir.
