Este comando se abre mostrando seleccionada la primera opción, que es con la que nos interesa trabajar en esta lección. Como puede comprobar, en la parte derecha del panel se muestran las cinco opciones distintas con que pueden enviarse los documentos por e-mail. Como cada una supone una serie de características distintas, probaremos las cinco opciones para que pueda comprobar en qué consisten. La primera opción, Enviar como datos adjuntos, permite enviar el archivo en su formato original como documento adjunto al mensaje de correo electrónico. Haga clic sobre esta opción para iniciar el proceso. (3)
Si envía un documento como datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico debe asegurarse de que el destinatario del mensaje tiene instalado en su equipo el programa en cuestión para poder abrir el documento.
4 Al instante se abre la ventana con un nuevo mensaje de correo electrónico, en la cual los campos Asunto y Adjunto se encuentran completados. Office utiliza siempre el nombre del archivo adjunto como asunto, aunque sepa que usted puede cambiarlo si así lo desea. El siguiente paso consistiría en completar el campo Para con la dirección del o los destinatarios del mensaje y, si es preciso, introducir también un texto como cuerpo del mensaje. Hágalo si lo desea y pulse el botón Enviar para mandar el mensaje; si no, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título de la ventana del mensaje para cerrarla. (4)
5 Volvemos al área de trabajo de Word 2010, con el documento Lectura obligatoria.docx abierto en ella. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse de nuevo sobre el comando Compartir.
6 La siguiente opción mediante la cual es posible enviar un documento por correo electrónico supone haber guardado previamente dicho documento en una ubicación compartida. Se trata en este caso de enviar el material como un vínculo, de manera que al pulsar sobre él el destinatario sea dirigido automáticamente a la mencionada ubicación. Una de las opciones de almacenamiento en ubicaciones compartidas que presenta Office 2010 es utilizar la denominada SkyDrive, la cual será tratada en el ejercicio siguiente. Por esta razón, dejaremos esta opción de envío para la siguiente lección. Seguidamente, haga clic sobre la opción Enviar como PDF. (5)
La ventaja de enviar documentos de Office en formato PDF o XPS es, además de la conservación de todo su formato original, la posibilidad de abrirlo aun sin contar con la suite de Microsoft instalada en el equipo.
7 Si necesita recordar las características de los archivos en formato PDF, no dude en consultar la lección anterior, en la cual aprendimos a convertir documentos de Office en este formato. Lo único que mencionaremos es que el envío de documentos PDF por correo electrónico es una excelente forma de compartir información sin miedo a que nadie la modifique. Al pulsar sobre la opción Enviar como PDF se abre un nueva ventana de correo electrónico, mostrando como datos adjuntos el icono del documento en cuestión en el formato especificado. Complete el mensaje si desea enviarlo y pulse el botón Enviar; si no, cierre la ventana del correo para continuar con la práctica. (6)
8 Pulse una vez más sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.
9 El formato XPS es, como recordará, el equivalente al formato PDF creado por Microsoft. Como en el caso del formato de Adobe, los documentos XPS también pueden leerse sin necesidad de contar con la suite Office instalada en el equipo, lo que supone una ventaja para los destinatarios. Ahora bien, sí que es requisito imprescindible contar con el Visor de XPS, aplicación incluida en Windows 7 y Windows Vista. Pulse sobre la opción Enviar como XPS.
RECUERDE
Si el documento que se pretende enviar como vínculo no ha sido guardado previamente en una ubicación compartida, ya sea en la Red o en una red de ordenadores, la opción Enviar un vínculo del comando Compartir se encuentra desactivada.
10 El resultado es el mismo que para el resto de formatos, es decir, el documento se incluye como icono en el campo Adjunto y, en el campo Asunto, se muestra el nombre del documento en cuestión. Una vez más, complete si lo desea el resto de campos y pulse el botón Enviar para realizar el envío del mensaje; si no, cierre esta ventana pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (8)
11 La quinta y última opción que presenta Office 2010 para el envío de archivos por correo electrónico es, de hecho, una variante de este proceso. Se trata en este caso de enviar el documento como fax de Internet. Esta opción no requiere el uso de ninguna máquina de fax, aunque sí es imprescindible contar con un proveedor de servicios de fax. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, haga clic sobre el comando Compartir y, seguidamente, pulse sobre la opción Enviar como fax de Internet. (9)
Es importante saber que los servicios de fax disponibles de Microsoft Office no son gratuitos, aunque algunos de ellos presentan la opción de probarlo antes de adquirirlo.
12 Si la aplicación detecta que no dispone de ninguna suscripción a un proveedor de servicios de fax, lanza un cuadro que le advierte acerca de esta carencia. Vamos a mostrarle los pasos que debe seguir para contratar los servicios de uno de estos proveedores. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Aceptar. (10)
13 Se abre el navegador de Internet mostrando el contenido de la página de servicios de fax disponibles de Microsoft Office. A partir de aquí, dejamos en sus manos la contratación y activación de algunos de estos productos para poder enviar sus documentos como fax de Internet. Termine este ejercicio cerrando Word y, con él, el documento con el que hemos trabajado.
Lección 15. Guardar en SkyDrive
SkyDrive es uno de los servicios incluidos dentro de Windows Live, la suite de aplicaciones y servicios de Microsoft gratuita y en línea. En el caso de SkyDrive, se trata de un espacio reservado en Internet en el que el usuario puede guardar sus documentos para poder compartirlos con otros usuarios. El único requisito para poder disfrutar de este espacio en la Red es disponer de una cuenta live o de Hotmail. A fecha actual, mayor 2010, SkyDrive ofrece 25 GB de espacio disponible, lo que supone una amplísima ubicación par el almacenamiento. La versión 2010 de Office ha querido beneficiarse de este servicio incluyendo entre sus opciones para compartir documentos la denominada Guardar en SkyDrive, común en todas y cada una de las aplicaciones de la suite.
1 En esta lección le mostraremos cómo guardar un documento en las carpetas públicas de SkyDrive y, como acción complementaria y pendiente del ejercicio anterior, cómo enviar este mismo documento como vínculo por correo electrónico. Empiece abriendo en PowerPoint la presentación Lugares.pptx, que como recordará puede obtener desde nuestra página web. (1)
