el cumplimiento de sus objetivos y las posibilidades de mejoramiento y optimización, antes de tomar decisiones que modifiquen su estructura, sistema organizativo y su manera de operar. En lo pertinente al notariado colombiano debe tenerse en cuenta que su paso a manos directas del Estado significa algo antitécnico y confuso, desde el punto de vista jurídico18.
Sustentación esta que en ese entonces fue acogida por la Asamblea Nacional Constituyente y que culminó con el mantenimiento en la Constitución de 1991 del sistema de notariado latino en todas las actuaciones notariales de Colombia.
2.3. EL NOTARIADO DE LA EX URSS
A finales de 1918, a raíz de la revolución comunista que implicó cambios fundamentales en la configuración social, política y económica del país, se abolió, entre otros derechos de importancia vital para el orden civil, el de la propiedad privada y se suprimió el notariado en la URSS. Es pertinente indicar que el notariado vuelve a resurgir en el año 1922 con la nueva política leninista, pero es utilizado como medio de intervención y control del Estado en la vida privada19.
A partir del IV Congreso Panruso de Juristas se dispuso la creación de oficinas notariales en las ciudades y centros rurales, que comenzaron a funcionar en la República Federativa Soviética Socialista a partir de la ley dictada en 1926[20].
Posteriormente, mediante la Ley del 19 de julio de 1973 se reorganizó el notariado soviético, netamente intervencionista, con la misión de protección de la propiedad socialista, establecimientos, empresas, organizaciones, granjas colectivas y otras entidades de carácter público21.
En el año 1991, con la caída de la antigua URSS y del régimen comunista, se dictaron nuevas leyes que iniciaron un proceso de transición política y de apertura económica, que trajo consigo la desaparición del sistema notarial mencionado. En la actualidad, la mayoría de los países que integraban la ex URSS han elegido adoptar el sistema del notariado latino, inclusive Rusia, que desde 1995 forma parte de la Unión del Notariado Latino22.
CAPÍTULO 3. LA FUNCIÓN NOTARIAL
Ahora bien, la función notarial está referida a todas aquellas actividades que despliega un particular denominado notario para lograr los fines perseguidos por la sociedad, el cual les proporciona a las partes consejo y confiabilidad jurídica en los actos o negocios que pretendan celebrar, y además le confiere autenticidad a lo narrado ante él, con garantía de memoria mediante la guarda de los documentos producidos.
Como atinadamente describe Cubides Romero, a través de la función notarial se presta el servicio que requiere el conglomerado social para satisfacer la necesidad de alcanzar la seguridad jurídica en sus relaciones particulares. Dicha función implica una asesoría jurídica, la garantía de libertad de contratación, la eficacia de su autonomía privada y, por último, la generación de documentos revestidos de completa credibilidad y perdurabilidad1.
La doctrina ha indicado que el punto culminante de la función es la autorización del documento público, hecho que solo se alcanza cuando de manera previa se ejecutan varios actos, y exige una actividad funcional complementaria, así2:
• Recibir o indagar la voluntad de las partes.
• Asesorar como técnico a las partes y darle forma jurídica a esa voluntad.
• Redactar el documento público, que debe ser consistente con lo visto, oído y percibido de las partes, tamizado por la interpretación y fundamentación jurídica.
• Autorizar el documento público, que da forma al negocio y hace creíble lo narrado en él.
• Conservar el documento autorizado para que su contenido pueda conocerse a lo largo del tiempo.
• Expedir copias del documento, como soporte de su existencia y de su contenido3.
Por ende, el establecimiento de la función notarial surge como la solución que el Estado le ofrece a la sociedad para satisfacer el servicio público requerido; de allí que para lograr este fin estatal de forma eficiente haya dispuesto asignarle esta función a un particular4.
Al respecto, en Colombia se evidenciaron los beneficios de diversa índole que traía para el Estado la prestación de la función notarial por parte de un particular envestido de funciones públicas, que mostraba la necesidad de mantener la actual estructura orgánica y jurídica de las notarías establecida en el artículo 188 CN, beneficios que fueron expresados en la ponencia de Comisión Cuarta de la Asamblea Nacional Constituyente de 1991, así5:
a. Económicos: alto costo de la infraestructura física para la prestación del servicio.
b. Laborales: costos de la carga salarial y prestacional que actualmente asumen los notarios.
c. Administrativos: la tendencia hacia la burocratización y el clientelismo, son menores que en el Estado.
d. Funcionales: independencia frente a los usuarios, pues no son funcionarios públicos sometidos a presiones o sometidos por recomendaciones.
e. Solidarios: el subsidio que hacen el 40% de los notarios para sostener los gastos del servicio del 60% restante6.
Conceptuó la Asamblea que no se debía sacrificar el actual esquema eficiente y eficaz, como era la prestación del servicio notarial a través de particulares, y sumergirlo en la posibilidad de su desorganización e ineficiencia, por seguir teorías que abogan por la concentración de funciones en el Estado, hoy cuestionadas mundialmente7.
El grado de confianza que el Estado y la ciudadanía han depositado en las notarías es tal que ante ellas se adelantan no solo procesos de jurisdicción voluntaria, como separación de bienes, liquidación de herencias y sociedades conyugales, matrimonios, cambio de nombre, sino que además se realizan escrituras de compraventa, constitución y liquidación de sociedades comerciales y civiles, testamentos, constitución del patrimonio de familia, reconocimiento de hijos extramatrimoniales, entre otras, siendo de destacar una labor de especial importancia como es la de llevar el registro civil de las personas8.
Aunado a lo expuesto, se reconoce que los notarios son importantes auxiliares de la administración de impuestos, porque, sin costo para el Estado, recaudan los de retención en la venta de inmuebles, beneficencia y registro; y aunque por la prestación de la función de recaudadores se cobre un valor, este resulta ser ínfimo comparado con el provecho percibido por el Estado, quien recibe unos dineros sin poner a disposición su capacidad operativa ni económica9.
3.1. FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL
La Constitución de 1886 en su texto inicial no reguló la función notarial, solo con la aprobación del Acto Legislativo 03 de 1910, mediante el numeral 5 del artículo 54, esta actividad fue incorporada tímidamente en el artículo 188 superior, en donde se contempló que le correspondería a las asambleas departamentales la creación y supresión de los círculos de notaría y de registro y la fijación del número de empleados
