öffentliche Auftraggeber ist allerdings auch berechtigt, bereits in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
In dieser Prüfungsstufe wird die Eignung der Bieter für die Ausführung des Auftrags anhand der vorgelegten Erklärungen und Nachweise geprüft (§ 16 b VOB/A, § 16 b EU VOB/A, § 33 UVgO, § 42 VgV).
Der öffentliche Auftraggeber überprüft hier die Eignung der Bewerber oder Bieter anhand der festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 d, 124 des GWB sowie ggf. Maßnahmen zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB.
Prüfung der Angebote in rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht
Die nicht ausgeschlossenen Angebote geeigneter Bieter sind auf die Einhaltung der gestellten Anforderungen, insbesondere in rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht zu prüfen (§ 16 c VOB/A, § 16 c EU VOB/A, § 41 UVgO, 56 VgV). Als Nachweis für die Erfüllung spezifischer umweltbezogener, sozialer oder sonstiger Merkmale der zu vergebenden Leistung sind Bescheinigungen, insbesondere Gütezeichen, Testberichte, Konformitätserklärungen und Zertifizierungen, zugelassen. Wenn der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis entspricht, so ist der Einheitspreis maßgebend.
Die Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise sollte nicht nur für Teilleistungen erfolgen, sondern vorrangig auch im Rahmen der Gesamtsumme des Angebots beurteilt werden. Sind jedoch die einzelnen Einheitspreise für Teilleistungen erkennbar unangemessen hoch oder niedrig, so sollte eine Einsicht in die Kalkulation bzw. in die Preisermittlungsunterlagen vorgenommen werden.
Wertung der Angebote und Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben dem Preis oder den Kosten werden die verlangten Zuschlagskriterien berücksichtigt (§ 16d VOB/A, § 16 d EU VOB/A, § 43 UVgO, § 58 VgV).
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, das auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses ermittelt wird. Der Zuschlag ist möglichst bald, mindestens aber so rechtzeitig zu erteilen, dass dem Bieter die Erklärung noch vor Ablauf der Bindefrist zugeht.
Benachrichtigung und Dokumentation
Benachrichtigung der Bieter
Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sollen unverzüglich unterrichtet werden. Die übrigen Bieter sind zu unterrichten, sobald der Zuschlag erteilt worden ist (§ 19 Abs. 1 VOB/A, § 19 EU Abs. 1 VOB/A, § 46 UVgO, § 62 VgV).
Unabhängig von vorgenannten Benachrichtigungspflichten haben bei EU-weiten Ausschreibungen gem. § 134 GWB die öffentlichen Auftraggeber die Bieter unverzüglich in Textform zu informieren, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen: über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.
Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der vorgenannten Information geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Dokumentation und Vergabevermerk
Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass
• die einzelnen Stufen des Verfahrens,
• die einzelnen Maßnahmen,
• die maßgebenden Feststellungen sowie
• die Begründung der einzelnen Entscheidungen
in Textform festgehalten werden (§ 20 VOB/A, § 20 EU VOB/A, § 6 UVgO, § 8 VgV).
Dazu gehört auch z. B.
• die Dokumentation der Kommunikation mit den Unternehmen und interner Beratungen,
• die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen,
• die Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen,
• die Verhandlungen und die Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie
• die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.
Ausschreibungspflicht oberhalb der Schwellenwerte
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Ab gewissen festgelegten Auftragswerten findet die Ausschreibung nicht nur auf nationaler Ebene statt, sondern EU-weit.
Die vergaberechtlichen Anforderungen in Deutschland sehen hinsichtlich der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Beschaffungen der öffentlichen Hände eine zweigeteilte Struktur vor:
• Für sog. „unterschwellige“ Vergaben mit einem geringeren Auftragsvolumen wird das Vergaberecht mittels des Haushaltsrechts in Deutschland zur Anwendung gebracht. Hierbei handelt es sich um Vergaben, deren geschätztes Auftragsvolumen die maßgeblichen EU-Schwellenwerte nicht erreicht bzw. übersteigt.
• Ab dem Erreichen der sog. „EU-Schwellenwerte“ ist das Vergaberecht in Deutschland durch das europäische Vergaberecht geprägt.
Hierarchie der Vergabevorschriften
Insgesamt ergibt sich die unten stehende Kaskade der vergaberechtlichen Regelungen als Hierarchie der Verfahrensordnungen.
Entwicklung des europäischen Vergaberechts
Das europäische Vergaberecht hat eine lange Tradition. Seit dem Erlass der ersten europäischen Vergaberechtlinie über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge1) wurden weitere spezifische Richtlinien erlassen, die immer wieder einer Reformierung unterliegen. Bereits in den 90er-Jahren
