законодательными актами. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.
Если копия документа изготавливается для оперативного использования сотрудниками, то уровень требований к юридической силе документа минимален, т. е. достаточно сделать еще одну распечатку или ксерокопию. Но если копия делается не с подписанного и зарегистрированного документа, а, например, распечатка базы данных, необходимо быть уверенным, что ее текст точно соответствует оригиналу документа. Для этого случая и предусмотрена отметка о заверении копии.
Запомните! Незаверенные ксерокопии не имеют никакой юридической силы и могут использоваться только как неофициальная справочная информация. По этой же причине не имеют юридической силы и юридической значимости распечатки, полученные с факсимильных аппаратов[24].
Если в скопированном документе речь идет о финансовых, социальных или других важных вопросах, то копия обязательно заверяется уполномоченным на то сотрудником организации с приложением печати организации, подтверждающей, что в копии все, до единой буквы и цифры, соответствует подлиннику, хранящемуся в организации.
Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа, т. е. там же, где документ скреплен.
Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, даже несмотря на то, что о механических заменителях собственноручной подписи упоминает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Дело в том, что эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в иных (п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса РФ,
Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13.08.2002 по делу № А12-2712/02-с36).
При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) (с изменениями). Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 № 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР», что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона.
В абзаце 4 п. 1 Указа установлено, что «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный
