«» в деле… №… за… год.
Секретарь личная подпись Т.С. Торсова
10 февраля 2015 г.
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В соответствии с п. 3 названного выше Указа «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления». В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов.
В абзаце 2 п. 1 Указа установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Там же установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется.
Кроме названных копий оперативного характера все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.
Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе различных служб организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 62 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях.
В соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Этот же сотрудник при оформлении личного дела работника заверяет и копии личных документов: дипломов, аттестатов и др.
Замечание! Нотариальное заверение копий необходимо лишь в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.
Однако на практике многие организации требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать
