подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.
Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.
Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.
Отметка о заверении копии документа
Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[22].
В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.
Определение: копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их[23].
В любом случае, копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке организации или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Когда документы были исполнены на бланках организации, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому в соответствии с п. 2.3–2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8—2013 определяет его следующим образом.
Определение: заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись».
Заверительная надпись имеет следующий вид: отметку «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.
ГОСТ Р 7.0.8—2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.09.2009 № 477).
