мы сделали заключение, что эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Система должна формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.
Если все документы на предприятии будут порождаться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача – учет – будет решена автоматически(!).
Когда все данные, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.
Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию.
К примеру, в системе ЛокОФФИС в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии 1.5, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. К моменту выхода из печати журнала с данной статьей, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. [12]
При этом для пользователя системы переход на новую версию «прозрачен», так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих версиях, он получит и в новых версиях. Обеспечивается поддержка «снизу-вверх». Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую. Сам факт развития системы в течение двух лет[13] и отсутствия препятствий к ее развитию в будущем утверждает нас в правильности выбранного подхода.
Отличие нашего подхода от традиционного можно показать на примере бухгалтерии.
Если большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые использовались и до сих пор используются бухгалтерами, безотносительно к целевой функции предприятия, то эти программы, помогая в той или иной степени бухгалтерам на предприятии, ускоряют их труд, но не изменяют характера труда. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и в автоматизированном учете. И это не потому, что плохие программы – иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия.
Если вспомнить о том, что бухгалтерия отражает факты хозяйственной жизни предприятия в денежных единицах, то становится ясно, что многие виды учета логичнее вести не преломленными через бухгалтерскую запись, а в естественном виде, на месте возникновения этих фактов.
Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар – в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем. Но это возможно только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него одновременно доступны и актуальны.
В настоящее время в базе данных системы «ЛокОФФИС» версии 5.90 – более 3500 полей.
К настоящему времени более 23 лет.
