распределение, систематизация и хранение документов были рассмотрены в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе «Документооборот». Там дано деление документации на входящую и исходящую, распределение по типам. В целом можно отталкиваться от этой системы, она доказала свою жизнеспособность и выполнимость. Но сейчас речь пойдет не только об этом. Самое главное, что в организации необходимо с самого начала прививать персоналу (а иногда и себе) культуру работы с информацией. Необходимо, чтобы люди начали воспринимать слово «информация» не просто как запись на листочке, а как гораздо более емкое понятие. Это жизненно необходимо, учитывая, что количество информации вокруг нас будет только увеличиваться.
Начну с простейшего – с листочков. У многих людей есть привычка писать на листочках, причем на первых попавшихся. Боритесь нещадно. Никаких листочков на рабочем месте быть не должно. Точнее, никакие записи на листочках недопустимы. Не знаю как вы, а мне хватило пары раз, когда я терял этот маленький листок и попадал в крайне неприятные ситуации. После этого я искоренил подобного рода практику навсегда.
Технология работы следующая: все записи делаются в какой-либо тетради. Только после этого информация может быть перенесена на листок и передана другому лицу. Только так. У вас никогда не бывало, что вы, не найдя полученный клочок бумаги, перезванивали коллеге и просили: «Я там листок твой потерял, напиши снова»? А в ответ слышали, что все, все было на этом листочке и нигде больше не записано. Да и у вас, наверное, так переспрашивали. Так вот, все записи сначала делаются в тетрадь и лишь потом переносятся в другое место. Если понадобится, найти можно все. День начинается с записи даты: ее лучше делать цветной ручкой одного и того же цвета. Тогда легче искать записи в тетради, меньше путаницы в выделениях маркером или другой цветной ручкой. По окончании тетради она проверяется от корки до корки, все необходимое выписывается в новую тетрадь (у меня необходимое обычно занимает 2–3 листа), а старая или уничтожается, или хранится еще какое-либо время. Квартала два, больше нет смысла.
Почему тетрадь, а не ежедневник? У них разное предназначение. Ежедневник служит для планирования дел и анализа их выполнения, в тетрадь же заносится все подряд. Телефонные звонки, значимые и незначимые, различные номера и просьбы, фамилии и названия. Все подряд. При необходимости запись переносится в ежедневник.
Встречался мне другой вариант работы – с листочками. Один мой сотрудник все писал на листочках, и далее он их подкалывал на вертикальное шило. Кто помнит, такие стояли у контролеров в различных учреждениях. Отдаешь, к примеру, пропуск, а он его накалывает. Листочки у этого сотрудника не терялись. В конце дня он их перебирал, лишнее уничтожал. Тоже вариант работы, но мне не нравится. Проблема для меня состоит в том, что не всегда возможно определить, какая именно информация может понадобиться спустя неделю или месяц. Иной раз приходится искать запись полугодовой давности. Убедить сотрудника, что с тетрадью работать правильнее, мне не удалось, пришлось просто приказать. Как видите, возможны различные схемы,
