к этой теме. НДС – это налог, деньги государства. Осталось что-то у вас – хорошо, но не раздувайте искусственно ваш оборот на 18 %. Знать и учитывать НДС необходимо, так как, возможно, получать и платить вы будете с учетом НДС, но в свои достижения его не включайте. Как считается НДС, было рассмотрено в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика».
При электронном документообороте рассмотренная нами схема имела бы следующие отличия:
1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.
2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)» и хранится она у бухгалтера.
3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный. До этого места все происходит так же, как и с бумажным реестром. Теперь появилось первое отличие – регистрацию проводим в электронном реестре.
4. Далее по этому договору должны быть получены деньги, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться. Запись делается в электронном реестре.
5. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору. Дубликат доступен в отсканированном виде в графическом формате (не текстовом!) и защищен от редактирования. Бухгалтер отражает поступление денег по договору. Внесение в реестр происходит автоматически по связи с бухгалтерским блоком либо вручную.
6. Когда по договору все выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы больше не отвлекаться на этот договор.
Доступ к реестру регламентируется, точно так же вводится цветовое обозначение по разделам.
С самого начала работы организации имеет смысл ограничивать бумажное делопроизводство, лучше переходить на безбумажные электронные формы. В самом простом варианте различные распоряжения и указания можно отправлять по внутренней электронной почте с применением специализированных программ, таких как LanTalk PRO, WinPopup, WinMessenger. В них автоматически создается электронный реестр обращений и отметки о получении. Даже если сотрудник не просмотрел сообщение сразу, он прочитает его позже. Письма и заявки никуда не теряются. Но такие программы – палка о двух концах. Вы тоже будете нести ответственность перед подчиненными: если вам от них приходят запросы, письма, то игнорировать или забыть их не удастся. Подобная система дисциплинирует всех.
Оптимальным
