восстановления истории по контрагенту, необходимые ссылки, фамилии и телефоны. При таком изобилии надо выработать хорошую систему систематизации и хранения бумажных образцов и внедрить электронную базу данных. С электронными системами все достаточно неоднозначно и сложно. С одной стороны, есть достаточно большой выбор систем, с другой – обычно все заканчивается внедрением 1С в «кусочном» варианте. Вообще-то 1С далеко не самая лучшая программа, но иногда ей нет альтернативы, а бóльшая часть людей не желает кропотливо разбираться в имеющихся программных продуктах. Когда это происходит в малых удаленных от центра городах, поселках, деревнях, я такой подход понимаю и даже одобряю. По внедрению и обслуживанию альтернативы нет. Но в крупных центрах вслед за всеми бездумно внедрять 1С – проявление лени и слабости. Слабости, потому что бухгалтеры чаще всего знакомы с 1С и сопротивляются переменам. В результате руководитель идет у них на поводу. Лени – ну здесь без комментариев. Краткий обзор параметров выбора электронных систем был дан в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе 11 «Выбор программного обеспечения». В небольшой организации с небольшим документооборотом можно обойтись бумажными носителями.
Рассмотрим пример движения документов:
1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.
2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)», и хранится она у бухгалтера.
3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный.
4. Все лица, имеющие отношение к договору (не все подряд, а именно эти), должны знать, где этот реестр находится, и иметь к нему доступ. К примеру, он может храниться прямо в папке «Договоры» или у ответственного исполнителя, бухгалтера, секретаря, у вас. Решайте сами в зависимости от размеров организации и вашей логики документооборота.
5. Далее по этому договору должны быть получены деньги и произведена отгрузка, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться.
6. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору.
7. Когда все по договору выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы не отвлекаться на него в дальнейшем.
Простейшая ситуация, а сколько необходимо действий! Иначе
