системы управления документами
В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис. 1.4.
Рис. 1.4.
Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:
а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.
Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
б) установление их иерархии;
в) моделирование процессов и составляющих их операций.
Определение требований к документам, подлежащим включению в
систему, предполагает следующее:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;
б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.
Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.
Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает[9]:
а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;
б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
Проектирование системы управления документами предусматривает:
а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;
б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;
в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных
В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.
