документов.
6. Обработка документов.
7. Организация доступа к документам.
8. Организация контроля за функционированием системы.
9. Отбор и передача документов с истекшими сроками хранения (либо более не представляющих практической ценности) на последующее хранение или уничтожение.
10. Документирование процессов управления документами.
Рассмотрим содержание этих мероприятий (управляющих воздействий) подробнее.
5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему
Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:
анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:
анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.
При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства[10]:
1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.
2. Документальная информация является динамичной, т. е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.
5.2. Определение сроков хранения документов
Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:
регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);
требований деловой деятельности и подотчетности;
риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации.
Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле»[11], а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, – соответствующими Перечнями документов[12]. При определении сроков хранения документов непосредственно на предприятии должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации хранения документов, представлены на рис. 1.5.
5.3. Включение документов в систему
Включение
В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.
От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.
