target="_blank" rel="nofollow" href="#n_18" type="note">[18].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Схема 1
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие[19]:
1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях[20];
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:
секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное
См. в этой связи Методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». – М.: ВНИИДАД, 2007.
При наличии последних в составе службы ДОУ – например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.
Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).
