style="font-size:15px;"> .1.
Правила работы с документами поставщика
Как показывает практика, менеджеры всех отделов не всегда понимают важность правильной работы с документами. Данный раздел помогает разобраться со всеми нюансами работы с первичной документацией в области снабжения, которая не приведет к появлению убытков компании, а защитит с юридической точки зрения всю компанию на начальном этапе.
Правила работы с документами поставщика:
1)
Оприходование заранее документов от поставщика допускается только при наличии сканированной версии с подписью и печатью. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела.
2)
При получении документов от поставщиков на приход ТМЦ менеджер обязан проверить комплектность поставленных документов, правильность их оформления и достоверность информации:
все графы должны быть заполнены: Продавец, Покупатель, Грузополучатель;
везде должны стоять полные реквизиты;
название компании должно быть правильно написано поставщиком, с правильными реквизитами;
полученное количество и номенклатура должны соответствовать заказу;
должны стоять все подписи и печать поставщика;
к поставленной продукции должен прилагаться полный пакет документов:
– ТТН, ТОРГ-12, Счет фактура (или единый отгрузочный документ-ЕОД);
– паспорт качества и/или сертификат на поставленную партию ТМЦ;
– спецификация;
– для импортных продуктов: упаковочный лист, международная товарно-транспортная накладная (CMR), счет-фактура поставщика с синей печатью (минимум 2 экземпляра), ГТД (грузовая таможенная декларация), таможенная декларация, сертификат независимой экспертизы, сертификат о фумигации и гигиенический сертификат и иные документы, которые утверждены для каждого ввозимого продукта в том числе согласно требованиям страны экспортера).
3)
Если при получении ТМЦ оригиналы документов отсутствуют, то менеджер обязан их сразу запросить у поставщика в сканированном виде по электронной почте. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела. Оригиналы должны быть получены компанией в срок до 14 календарных дней. Менеджер обязан напоминать поставщику об отправке документов в адрес компании на протяжении вышеуказанного срока.
4)
При занесении приходных накладных в базу 1С менеджер обязан строго проверить:
название выбранного поставщика не только по наименованию, но и по ИНН. Если название не соответствует ранее заведённой заявке, то менеджер меняет название уже в приходной накладной, которая привязана к данной заявке по иерархии;
при занесении номенклатуры, обязательно проверять по артикулу поставщика новые позиции (см. подраздел 3.3) перед заведением их в базе 1С во избежание
