zwischen klaren und verständlich formulierten Zielen und Motivation. Da in der Regel eine Führungskraft, sei es der Projektmanager oder der Linienmanager2, für die Zieldefinition verantwortlich ist, gibt es auch einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen Führung und Motivation. Ziele fördern die Motivation insofern, als dass es etwas gibt, auf das man hinarbeiten kann, das sich zu erreichen lohnt. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass unklare Ziele oder, schlimmer, gar keine Ziele demotivierend sind. Verstärkt wird die Motivation oftmals dadurch, dass man als Team gemeinsam das Ziel erreichen kann. Daher ist eine klare Zielsetzung die Grundvoraussetzung für ein motiviertes Team. Machen Sie sich klar, dass es grundsätzlich immer motivierend ist, wenn man weiß, warum man tut, was man tut. Mitarbeiter, von denen erwartet wird, dass sie einfach nach Vorgabe Aufgaben erledigen (immerhin bekommen sie Geld dafür, reicht das nicht?), ohne dass sie über den Sinn dieser Aufgaben im Hinblick auf ein übergeordnetes Ziel informiert wären, fühlen sich nicht zu Unrecht oft wie eine Nebenfigur in einem beliebigen Kafkaroman.
Wenn Sie als weniger schlechter Projektmanager gefragt werden, ob Sie in der Lage sind, Ihr Team zu motivieren, stellen Sie sich zunächst einfach die Frage, ob Sie in der Lage sind, Ziele zu definieren und verständlich zu kommunizieren. Dann ist der erste Schritt zur Motivierung eines Teams getan.
Selektion
Schlüssige, in sich stimmige Ziele erleichtern die Auswahl von und die Entscheidung für Handlungsalternativen. Letztlich prüfen Sie als Projektmanager immer, ob Ihr Handeln dem Projektziel dienlich ist. Wenn ja, dann entscheiden Sie sich dafür, wenn nein, dann entscheiden Sie sich dagegen. So einfach, aber auch so wichtig ist das.
Ziele sind also nicht Selbstzweck, sondern die Definition von Zielen nimmt im Rahmen Ihrer Projektarbeit eine entscheidende Rolle ein. Ziele sind letztlich der Ausgangspunkt für erfolgreiche Projektarbeit insofern, als dass sie vorgeben, was zu tun ist, uns dabei helfen, zu kontrollieren, ob es auch wirklich getan wurde, und das Projektteam in Bezug auf die Zielerreichung zusammenzuschweißen. Nicht umsonst heißt es: »Zeig mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet.«
Zielkategorien
Jetzt kann man natürlich für vielfältige Bereiche Ziele setzen. Um hier ein wenig Systematik hineinzubringen, hilft uns das Projektmanagement, indem es Zielkategorien bereitstellt. Diese Zielkategorien sind – so einfach ist das – abgeleitet aus dem magischen Dreieck des Projektmanagements mit seinem Spannungsfeld zwischen Zeit, Aufwand/Kosten und Qualität. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle zunächst die unterschiedlichen Zielkategorien vor, die die jeweiligen Ecken abbilden, und gehen später noch mal detaillierter auf die Bedeutung dieses Dreiecks für das Projektmanagement ein.3
Leistungsziele/Sachziele
Eine genau definierte Aufgabe muss bewältigt bzw. ein genau definiertes, spezifiziertes Produkt muss erstellt werden.
In der Zielkategorie Leistungsziele definieren Sie, was mit Ihrem Projekt erreicht werden soll. So legen Sie beispielsweise in einem Softwareprojekt fest, welche Funktionalitäten die Software haben soll. Das Ergebnis einer solchen Sammlung von Funktionalitäten besteht mitunter aus einer Liste, die sich über mehrere Seiten Papier erstreckt. Hier kann es auch sinnvoll sein, zwischen Muss-Zielen und Kann-Zielen zu unterscheiden.
Muss-Ziele sind diejenigen Ziele, die in jedem Fall erreicht werden müssen, also beispielsweise die Funktionalitäten, die mindestens implementiert sein müssen. In der Regel handelt es sich hier um Knock-out-Kriterien. Eine Software, bei der jeder Nutzer ein eigenes Profil hat, muss in der Lage sein, ein funktionierendes und sicheres Log-in-Verfahren implementiert zu haben. Eine App zum Verwalten der schönsten Minigolfplätze ist nicht brauchbar, wenn keine Minigolfplatzdaten abgespeichert werden können.
Kann-Ziele sind die Ziele, die gemeinhin als »Nice to have« bezeichnet werden. Es wäre schön, wenn diese Funktion auch noch enthalten wäre, aber es besteht keine zwingende oder dringende Notwendigkeit.
Wirtschaftliche Ziele
Das Projekt muss im Rahmen des Projektbudgets abgeschlossen werden. Bestimmte wirtschaftliche Anforderungen, zum Beispiel Rentabilitätsziele oder Produktivitätsziele, müssen mit dem Projekt erfüllt werden.
Oftmals handelt es sich hier um Zielvorgaben, auf die Sie als Projektmanager gar keinen Einfluss haben. So werden zum Beispiel die Anforderungen an die Rendite eines Projekts durch das Unternehmen vorgegeben und bilden damit schon das erste Entscheidungskriterium, ob ein Projekt überhaupt durchgeführt wird oder nicht. Gerade in einem solchen Fall wird der Betrachtungszeitraum auf das Projekt nochmals deutlich erweitert.
Wenn Sie beispielsweise eine Software einführen, um den Prozess der Antragsbearbeitung zu optimieren, spielen nicht nur die eigentlichen Kosten für die Einführung der Software eine Rolle, sondern auch die Einspareffekte, die letztlich ausschlaggebend für den wirtschaftlichen Gesamterfolg des Projekts sind. Einfach gesagt: Wenn sich das Ganze am Schluss nicht rechnet, wird das Projekt gar nicht erst angegangen. Auf der anderen Seite gibt es natürlich ein Projektbudget, in unserem Beispiel das Budget für die Einführung der Software (Beratungsaufwand, Programmieraufwand, eventuell Aufwand für die Anschaffung neuer Hardware und so weiter). Dieses Budget nicht zu überschreiten, ist Zielvorgabe des weniger schlechten Projektmanagers, dessen Aufgabe es ist, das Projekt dahin gehend zu steuern.
Terminziele
Das Projekt muss innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen sein.
Terminziele beziehen sich typischerweise auch auf die Einhaltung von Zwischenterminen bzw. Zwischenmeilensteinen, die sich aus der Projektplanung oder aber auch aus den externen Rahmenbedingungen ergeben.
Sonderziele
Bis hierher war alles so weit klar. Damit es aber spannend bleibt und nicht zu einfach wird, kommen wir nun zu den Sonderzielen. Hierbei handelt es sich um Ziele, die nicht unmittelbar mit dem Projekt zu tun haben müssen. Ein Sonderziel könnte beispielsweise die Verbesserung des Unternehmensimages (Imageziel) sein.
Das magische Dreieck der Projektarbeit
Wir haben Ihnen ja versprochen, Sie mit dem Mysterium des magischen Dreiecks der Projektarbeit nicht alleine zu lassen. Eigentlich ist es ganz einfach: Stellen Sie sich ein Dreieck vor, bei dem jede Ecke eine der Zielkategorien Leistungsziele, wirtschaftliche Ziele und Terminziele repräsentiert. Wenn Sie sich nun innerhalb dieses Dreiecks bewegen, bedeutet jede Bewegung hin zu einer Ecke, dass Sie sich weiter von den anderen beiden Ecken entfernen. Sie werden also gezwungen, innerhalb dieser Kategorien die Prioritäten zu setzen, die die Basis für das Handeln im Projekt darstellen. Als Projektleiter müssen Sie sich immer die Frage stellen, welche der Kategorien in Ihrem Projekt am wichtigsten ist. Wie man sich dieses magische Dreieck bildlich vorstellen kann, zeigt Abbildung 4-1.
