La ficha técnica posee dos tipos de utilidades según a quien se enfoque su información:
1 Utilidad interna: para identificar el producto dentro de los procesos de la empresa, fabricación, manipulación y conservación.
2 Utilidad externa: cuando esta información es de uso para el consumidor del producto e informa sobre las indicaciones más comunes respecto al mismo.
Ejemplo
Un ejemplo claro de ficha técnica de producto es el de los medicamentos, tanto es así que se incluye siempre y por imperativo legal, con el producto al que se refiere. En ellas se informa de los componentes, su tratamiento, su consumo, los efectos que producen, así como las precauciones a tener en cuenta en su manipulación y conservación.
La elaboración de esta ficha es requisito indispensable para determinadas empresas como las de productos de alimentación, y voluntaria para otras, pero su utilidad es sobresaliente en la organización de los recursos de la empresa, porque a través de la ficha técnica se pueden estudiar, evaluar y controlar las posibles modificaciones que pueda sufrir el producto, como por ejemplo, el encarecimiento o agotamiento de la materia prima que lo forma. En su ficha técnica se puede analizar qué es lo que aporta esa materia y cómo puede ser sustituida por otra con las mismas propiedades.
2.4. Técnicas de buenas prácticas
Independientemente del tamaño que tenga la empresa, la gerencia de la misma no puede obviar la importancia en la ejecución de las técnicas de buenas prácticas en el seno empresarial.
Se parte de la definición de buenas prácticas como aquel conjunto de actuaciones, procedimientos y protocolos asociados al cumplimiento de los objetivos que marca la cultura organizacional en consonancia con objetivos morales y formales basados en la eficiencia y eficacia de cada actuación.
Para entender este campo se toman de referencia las pautas que sigue el Manual de Sistema Integral de Calidad Turística dependiente del ministerio encargado de temas de insdustria.
Este sistema de calidad diferencia las técnicas de buenas prácticas en función de a quién van dirigidas: personas, clientes, ventas, servicios externos, instalaciones y equipamiento y oficios.
De esta forma se estudian las líneas de actuación concreta para cada campo. Este sistema de calidad evalúa en cada determinado periodo de tiempo si se van cumpliendo las técnicas de buenas prácticas definidas inicialmente.
Las líneas generales por las que se rigen las técnicas de buenas prácticas de las empresas en el mercado son acordes a las siguientes pautas:
1 Igualdad: a la hora de hacer selecciones o describir correctamente los procesos de fabricación se deben respetar la igualdad de oportunidades y capacidades entre hombres y mujeres. La igualdad entendida como un marco general que engloba a todas las personas sin diferenciación por raza, sexo, nacionalidad e ideología hará que el negocio goce de una salud social muy importante.
2 Respeto por el medioambiente: hoy día, y gracias a las luchas por el respeto al medioambiente, se debe entender el mismo como una fuente de recursos naturales que abastecerán la sociedad si se hace un uso responsable de ellos, ya que al ser un bien escaso, su carencia puede suponer graves problemas sociales. El medioambiente lo forman el agua, el aire, las plantas, los animales, etc.
3 Prevención de los riesgos laborales: a pesar de que hace varios años atrás España era uno de los países que más índice de siniestralidad laboral tenía, las medidas legales y la conciencia social han ayudado a bajar esas cifras, ya que el no cumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales puede acarrear considerables pérdidas económicas y personales.
4 Calidad total: a grandes rasgos se basa en la aplicación de calidad a productos, procesos, servicios complementarios y a todos los agentes potencialmente controlables por la gerencia empresarial.
2.5. Evaluación y control de los recursos
Todo lo expuesto en los apartados anteriores requiere un concienzudo estudio para optimizar los resultados, pero a pesar de que su eficiente disposición permitirá una considerable ventaja, se ha de tener en cuenta que no se está ante un proceso estático ni definitivo, no lo es, ni debe serlo.
Por tal motivo es necesario que se evalúe periódicamente la eficiencia en su funcionamiento y se apliquen los controles que se consideren oportunos para la optimización global del proceso.
La evaluación y el control son necesarios por los siguientes motivos:
1 Posibilidad de errores en el planteamiento inicial.
2 Falta de engranaje entre los distintos elementos del negocio.
3 Cambios de mercado y entorno no previstos.
4 Contratiempos de fuerza mayor.
Concretamente, la evaluación se centra en valorar el grado de cumplimiento de los objetivos inicialmente fijados en la organización de la actividad del negocio.
Características de la evaluación:
1 Periódica: para ver la evolución.
2 Oportuna: sobre las variables clave.
3 Objetiva: centrada en valores de referencia claros y concretos.
Esta evaluación dará idea de la necesidad o no de aplicar medidas de control sobre los resultados realmente obtenidos frente a los previstos.
3. Los indicadores cuantitativos de control a través del Cuadro de Mando Integral (CMI)
Se arranca este apartado definiendo el Cuadro de Mando Integral (CMI). Su concepto proviene del inglés Balanced Scorecard y es el instrumento o herramienta empresarial que recopila de forma detallada los objetivos empresariales asociados a la estrategia a seguir para llevarlos a cabo. En este documento se recogen de manera cuantificada los objetivos generales y específicos pretendidos por el negocio. Se denomina cuadro porque la información se recoge de forma sintética asociada con la estrategia empresarial.
| Cuadro de mando integral | ||||||||||
| Perspectiva | Objetivo | Indicador | Unidad de medida | Objetivo | Frecuencia de medición | Óptimo | Tolerable | Deficiente | Resultado | Responsable |
| Financiera | Garantizar la sostenibilidad del negocio | Incremento de capital | Porcentaje | 20 % | Anual | 20 % | 15 % | 10 % | Gerente financiero | |
| Financiera | Mejorar los ingresos de las unidades de negocio | Participación en ventas de distribuidora | Porcentaje | 10 % | Anual | 10 % | 8 % | 5 % | Gerente unidad de negocio | |
| Cliente | Incrementar la satisfacción de los clientes | Satisfacción del cliente (corporativo) | Porcentaje | 75 % | Anual | 75 % | 70 % | 65 % | Gerente de marketing | |
| Procesos | Mejorar la calidad
| |||||||||
