%Su complejidad va a variar de una entidad a otra dependiendo del grado de detalle alcanzado por el estudio, pero es cierto que cuanto mayor sea el detalle del cuadro, mayor será la facilidad de evaluación para detectar errores y poder solucionarlos antes de que se conviertan en grandes problemas. Cada uno de los valores medios de resultado se denomina punto de control.
Su utilidad cobra una triple perspectiva:
1 Es una herramienta de comunicación: puesto que se utiliza para darla a conocer a los agentes internos de la microempresa.
2 Es una herramienta de información: por su propia definición recoge toda la información clave de la estrategia empresarial.
3 Es una herramienta de formación: en tanto en cuanto hace partícipes a todos los agentes afectados por la estrategia empresarial.
El CMI recoge las vertientes principales de una entidad:
1 Vertiente comercial: clientes, proveedores, acreedores y deudores.
2 Vertiente laboral: trabajadores y colaboradores.
3 Vertiente financiera: inversión/financiación.
4 Vertiente fiscal: Administraciones Públicas.
Aunque estas son las reglas generales, el CMI es una herramienta de gran utilidad para la empresa, ya que la información contenida adaptada a las necesidades de la organización es de gran utilidad para la detección y corrección de desviaciones.
Sabía que...
La mayoría de las pequeñas empresas basan la práctica totalidad de su CMI en la vertiente comercial y financiera, relegando a un segundo plano el resto de vertientes, siendo todas ellas igual de importantes.
Para poder evaluar y controlar hay que definir primero cuáles serán las variables que se utilizarán para establecer las medidas, y sobre ellas fijar los niveles de control.
Aplicación práctica
La librería Fuencaliente, S. L. va a ampliar su gama de productos, y a partir de Febrero de 2018 ha decidido vender, además de libros, revistas y periódicos (una actividad a la que ha denominado prensa). Su introducción no le ha supuesto una gran inversión, pero sí ha aumentado la carga de trabajo de su empleada. Por tal motivo ha confeccionado el siguiente cuadro de control.
Reflexione sobre el cuadro en relación al contenido expuesto con anterioridad.
¿Qué mejoras propondría sobre el mismo?
SOLUCIÓN
Este cuadro posee muy pocos detalles de los indicadores de control, además no muestra unión con la estrategia empresarial, ni relaciona otros campos de afectación de la empresa como clientes, sectores, etc.
Habría que relacionarlo con la estrategia empresarial, objetivos previstos a corto y largo plazo, y relación con otros departamentos de la empresa.
3.1. Identificación de las variables clave
Una vez definidos estos objetivos es el momento de identificar de manera clara y concreta qué variables se van a tener en cuenta a la hora de estudiar la evolución de la actividad para ver el grado de cumplimento de los objetivos.
Estas variables son aquellos elementos más relevantes que afectan directamente y en gran proporción al funcionamiento global del negocio. Estos elementos son clave porque sobre ellos se mueven los puntos fuertes y débiles de la empresa, así como sus oportunidades y amenazas.
Un ejemplo de variables clave, en el caso de una tienda que vende bicicletas, será el número de unidades vendidas por unidad de tiempo, es decir, número de bicicletas vendidas al mes. Si se quiere detallar la variable para obtener mayor información se puede tomar de forma más concreta: en el ejemplo de la tienda de bicicletas, una variable podría ser las unidades vendidas de bicicletas tipo A, otra de bicicletas tipo B, y así tantas variables como puntos de control se asocien a la gestión empresarial.
Las variables clave deben ser:
1 Claras: de manera que puedan identificarse y diferenciarse claramente a la hora de hacer mediciones y valoraciones.
2 Fiables: deben responder a criterios de medición creíbles y capaces de ser contrastados.
3 Cuantificables: se han de medir a través de una determinada magnitud (euros, unidades de producto, puntuaciones de encuestas, etc.).
4 Estables a largo plazo: de nada serviría utilizar una variable que sirviera para un año y al año siguiente no tuviera sentido (ejemplo: gastos de constitución).
5 Organizados: de manera que su colocación lógica en el CMI haga más fácil su interpretación e inclusión con la estrategia empresarial.
6 Actualizadas: de nada serviría tener claves claras y cuantificadas si sus datos no estuvieran actualizados.
Ejemplo sobre identificación de variables clave
Bellido Formación, S. L. decide introducirse en el mercado laboral con la venta de cursos de formación a empresas. Va a trabajar tres líneas de cursos: presenciales, a distancia y teleformación. Se establecen los siguientes objetivos para el primer año:
| MODALIDAD | TRIM.1 | TRIM.2 | TRIM.3 | TRIM.4 | TOTALES |
| PRESENCIAL | 1.500 | 2.000 | 2.500 | 2.300 | 8.300 |
| TELEFORMACIÓN | 2.550 | 3.000 | 3.200 | 2.500 | 11.250 |
| DISTANCIA | 700 | 800 | 850 | 600 | 2.950 |
| TOTALES | 4.750 | 5.800 | 6.550 | 5.400 | 22.500 |
Del análisis resumido de esta tabla de objetivos se considera que la empresa pretende obtener un beneficio de facturación anual de 22.500 €, de los cuales 8.300 € son
