17. Primeros auxilios. Botiquín. Pautas de comportamiento
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 1
Documentación empleada en el almacén
1. Introducción
Un almacén se concibe como un lugar destinado para la salvaguarda, la protección y el control de bienes o materiales en espera de su utilización posterior o su venta. Aunque el fin primordial de los almacenes es evitar los retrasos en el despacho de pedidos a los clientes y, en un caso extremo, que se produzcan rupturas en la cadena de suministro.
Son lugares especialmente bien estructurados y planificados, de forma que permiten conocer, en todo momento, la ubicación de cada material; asegurando así agilidad en la entrada y la salida de cualquiera de los productos alma-cenables o almacenados.
Todo este control de la localización supone un gran esfuerzo y conlleva el uso de aplicaciones informáticas o documentos que permitan la gestión de esta información, minimizando el tiempo necesario para encontrar un material, ya que el almacenamiento es un proceso que eleva el precio del producto final sin proporcionarle valor añadido. Motivo que incide adicionalmente en la cantidad de existencias almacenadas, y que siempre debe ser la mínima cantidad que asegure las salidas de almacén y que suponga el menor coste de operación posible.
Por todo lo expuesto, en este primer capítulo se abordará el estudio de la gestión básica del almacén y de la compraventa de bienes y servicios, especialmente enfocado hacia las operaciones con productos químicos, a través de los documentos con los que se trabaja habitualmente.
2. Documentación de entrada y de salida
En lo referente a las entradas y las salidas de artículos desde y hacia los almacenes son conocidas con el término “movimientos”. Por tanto, la documentación de entrada y de salida será la documentación vinculada los movimientos de almacén.
Definición
Movimiento
La anotación de la entrada o la salida de uno o varios artículos (una mercancía) del almacén.
Cada tipo de movimiento tiene asociado diferentes documentos, cada uno con una numeración o codificación diferente que identifique de qué documento y movimiento se trata.
Los movimientos podrán tener como destino (salidas) u origen (entradas) un cliente interno (un departamento propio de la empresa), un cliente externo (otra empresa), un proveedor, otro almacén (interno o externo) o cualquier otro origen/destino, y la información referente a este aspecto será uno de los datos más importantes a recoger en la documentación asociada al movimiento.
Con independencia del movimiento realizado (entrada o salida de artículos), siempre se le podrá asociar uno o varios documentos, entre los cuales los más importantes son:
1 El pedido.
2 El albarán.
3 La nota de portes.
4 La factura.
5 Los documentos de pago.
6 El recibo.
7 Las fichas de almacén.
Casi todos ellos están relacionados con los aspectos económicos de los movimientos de almacén, es decir, con las acciones de compraventa de artículos y materiales y con las acciones de transporte.
Todos, a excepción de las fichas de almacén, serán tratados en apartados posteriores, por lo que se pasa a tratar los contenidos relacionados con este documento.
2.1. Fichas de almacén
Se conoce con este término al documento empleado para el control de los movimientos de entradas y de salidas de artículos en el almacén. La información que en él queda recogida será de utilidad para todas las áreas de la empresa, ya que al tener cuantificadas las existencias de cada artículo y su valoración económica de entrada y de salida permite:
1 La valoración económica de cada artículo: información útil para el área contable.
2 Llevar una gestión de aprovisionamientos adecuada: importante para el área de compras.
3 Diseñar una estrategia para la salida de los productos (promoción): importante para el área de producción y ventas.
Junto con el dato numérico de las existencias reales de cada artículo para un momento dado, la ficha de almacén deberá contener las cifras referentes a existencias máximas y mínimas.
Nota
El objetivo es evitar la escasez o el exceso de un material y dar información a otras áreas de la empresa para la adquisición de más productos o la promoción de la salida de dichos artículos, respectivamente.
Modelo de ficha de almacén
La zona central del documento se completará con la información diaria de todas las entradas y las salidas siguiendo estos criterios:
1 Las entradas serán consignadas al precio de compra, incluyendo los gastos adicionales que sufran hasta entrar en el almacén.
2 Las salidas reflejarán el precio que tenga el producto en la columna “existencias”; es decir, añadiéndole al precio de compra los costes generados desde su entrada en el almacén. Nota: Esto se debe a que el precio de venta no puede ser empleado si se pretende analizar el coste del almacenamiento.
En cuanto a las devoluciones, se establece que las devoluciones de compras se contemplarán como salidas, mientras que las de ventas se anotarán como entradas. La valoración económica de los artículos objeto de devolución se efectuará de acuerdo a la que se le diera en la compra o en la venta de la que proceda. En el caso de que este valor se desconozca, se calculará de acuerdo al procedimiento interno que se aplique en cada empresa para dicho fin.
La información consignada en las citadas fichas será de gran utilidad en los recuentos y las correcciones de inventario y en la obtención de estadísticas de movimientos; las que, a su vez, serán empleadas en estudios sobre la rotaciones de artículos y otros controles del stock, que deben reflejar que los movimientos mayoritarios en los almacenes
