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Nota
En caso contrario, el cliente puede optar por devolver el envío o rectificar los posibles errores en el albarán.
De la misma forma que ocurre con los pedidos, no hay normas concretas para realizar el albarán; aunque debe incluir unos datos fundamentales para que tenga validez:
1 Datos del vendedor.
2 Datos del comprador.
3 Número de albarán (generalmente relacionado con el número de pedido para su identificación).
4 Número del pedido vinculado.
5 Fecha de entrega.
6 Dirección de entrega.
7 Bultos entregados.
8 Remitente del envío.
9 Descripción de los materiales enviados.
Una vez que el albarán es firmado por el cliente, es devuelto al proveedor de la mercancía, excepto una copia que será archivada por la empresa compradora.
La firma validará la emisión de la factura y servirá de prueba si surgieran desacuerdos entre comprador y vendedor en cuanto a las mercancías suministradas o los pagos realizados.
Las copias del albarán firmadas y devueltas son entregadas al departamento de ventas.
Nota
El albarán servirá de patrón para la creación de la factura, ya que en él se reflejan los productos que realmente han sido entregados a los clientes.
Modelo de albarán
4.3. Factura
La factura es un documento legal emitido por el vendedor que acredita la compraventa de artículos o la prestación de un servicio.
Nota
Su entrega al comprador es obligatoria y el vendedor debe quedarse con una copia que acredite que la operación ha tenido lugar.
Aunque para su realización no existe un formato determinado, sí debe cumplir con los requisitos mínimos exigidos por ley y que inciden en la información que la factura recoge:
1 Datos identificativos y fiscales de la empresa vendedora (incluyendo NIF o CIF).
2 Datos identificativos y fiscales del comprador y número de cliente si dispusiese del mismo (incluyendo NIF o CIF).
3 Número/referencia de la factura (todas las facturas emitidas por una empresa deben ser correlativas), referencia de albarán y pedido asociados.
4 Fecha y lugar de emisión de la factura.
5 Descripción de la compraventa realizada (cantidad, descripción, precio unitario e importe total).
6 Base imponible.
7 Impuesto aplicable y tipo impositivo.
8 Importe total de la factura, que incluirá los gastos adicionales y los descuentos que deriven de la operación. Nota: Para la validez de la factura es fundamental que quede recogida la moneda de valoración utilizada en el documento.
9 Descuento aplicado si se hubiera realizado una compraventa con algún tipo de descuento.
Junto con estos datos es importante conocer y registrar en la factura conceptos como descuentos e impuestos, ya que estos harán que el importe total se modifique.
Modelo de factura
Actividades
6. Reflexionar sobre la utilidad de cada uno de los datos que aparecen en los diferentes documentos involucrados en las operaciones de compraventa.
7. Buscar alguna factura en casa y compararla con la del modelo de la figura anterior. ¿Qué diferencias hay?
Aplicación práctica
Siete días después de realizar el pedido número P-0407, Maderas Ruiz S. L. recibe las mercancías acompañadas del albarán AL-0407-1. ¿qué acciones deberá realizar el encargado de almacén a partir de ese momento?
SOLUCIÓN
Debe comprobar que las mercancías que se entregan coinciden con las que se pidieron y que han llegado en buen estado. Si fuese así, firmará la conformidad y se quedará con una copia del albarán, que pasará al departamento de compras. Mientras que si hay algún problema en el cotejo del pedido, el albarán y la mercancía, o algún material viene defectuoso, habrá que modificar el albarán antes de la firma o proceder a la devolución de las mercancías defectuosas.
5. Otros documentos: cartas de porte, instrucciones escritas, hojas de comprobaciones, etc.
Para comprender los conceptos relacionados con los documentos involucrados en el transporte es fundamental entender qué papel juega cada uno de los participantes: remitente o expedidor, transportista y destinatario o consignatario.
Definición
Remitente
Persona o empresa que contrata el servicio de transporte y entrega la mercancía.
Transportista
Persona o empresa que ejecuta el envío y lo salvaguarda durante el tiempo que dura el mismo. Si no respetase los plazos contratados, el destinatario podría emprender medidas legales contra él.
Destinatario
Persona o empresa que recibe la mercancía.
A continuación se describen otros documentos implicados en la gestión del transporte y del almacenamiento de sustancias y preparados químicos, algunos de
