target="_blank" rel="nofollow" href="#fb3_img_img_e28b52e1-d62b-59a0-a406-f3c35f61df77.png" alt="ilst1"/>Gestión de entrevistas personales.
Para finalizar este apartado, la preparación académica del asistente, como mínimo, debe incluir formación reglada en enseñanzas medias o superiores.
Aplicación práctica
Usted es asistente del director general de la empresa. En el desarrollo normal de su puesto, su director acaba de reunirse con el director del departamento comercial. Después de esta reunión, le indica que debe comunicar a todos los jefes de equipo los nuevos objetivos productivos para ese mes. Esta orden debe ejecutarse con carácter de urgencia. ¿Qué funciones tiene que realizar para cumplir la orden?
SOLUCIÓN
En esta orden debe realizar dos tipos de funciones, la primera es desarrollar el texto de la comunicación de su director según las pautas que le dé y la segunda proceder al envío de dicha información a los jefes de equipo. En este caso, como es en la propia empresa y tiene carácter de urgencia, el método más adecuado es el e-mail.
6.2.Tipos de servicio de secretariado: del área económica, productiva, científica, jurídica y el de la Administración Pública
Como se ha visto, el asistente debe reunir unas cualidades para su puesto y desempeñar una serie de funciones. Muchas de estas cualidades y funciones son comunes a cualquier tipo de asistencia, pero también hay otras que van a variar o se van a ampliar según el área donde se desempeñe el servicio de secretariado.
Área económica
Incluye actividades financieras y contables. El asistente va a necesitar de conocimientos más amplios en dichas materias que un asistente de tipo genérico. Desempeñará o servirá de apoyo, según las órdenes del director, en funciones como diseñar y redactar planes de inversión y financiación a corto y largo plazo y relaciones con entidades financieras.
Área productiva
El asistente mostrará habilidades de conocimientos del proceso productivo en empresas fabriles: gestiones con proveedores de materias primas, medios usados en la producción, tiempo de ejecución del proceso y conocimientos de contabilidad de costes para el posterior diseño de precios. Una de sus funciones podría ser establecer comunicaciones con los proveedores o hacer informes sobre gastos.
Si la empresa es comercial, el asistente tendrá ciertos conocimientos de marketing y publicidad y realizará funciones de gestión de clientes e informes de ventas, entre otras.
Área científica
El área científica hace alusión al departamento de I+D de algunas empresas. El asistente no es científico y no se le requerirán conocimientos tan técnicos, pero sí los que están relacionados con la calidad o el cumplimiento de normativa medioambiental. Una de las funciones específicas de esta área sería la gestión y la inscripción de patentes.
Área jurídica
Está formada por abogados y da apoyo legal a toda la organización. El asistente demostrará conocimientos sobre procesos judiciales, organización judicial y tipos de normativa. Un ejemplo de función específica sería la actualización normativa, estando pendiente de modificaciones o derogaciones, así como la realización de los correspondientes informes.
Área de Administración Pública
Normalmente, a este tipo de secretariado se accede a través de oposición pública, donde se exige que la persona aspirante tenga conocimientos sobre jerarquía de normas, organización de las administraciones públicas y procedimientos administrativos. Las funciones realizadas se van a centrar en dar apoyo a órganos superiores, aportar documentación y hacer de intermediarios entre los usuarios y la Administración.
Actividades
20.¿Qué tipos de habilidades debe reunir el personal de asistencia a la dirección?
21.Enumerar varias tareas específicas del secretariado de las áreas económica y productiva.
7.Resumen
Las empresas son entes económicos necesarios para la sociedad, su fin se concreta en la satisfacción de necesidades a través de la creación de bienes y servicios y en actuar como ente generador de empleo y riqueza. Internamente están constituidas por varios elementos como son los medios productivos, los recursos naturales, los financieros, los factores humanos, los derechos de cobro y las obligaciones de pago.
Inicialmente, la empresa posee una estructura simple, sus elementos no son muy variados y no es necesario determinar departamentos pues cada integrante conoce y asume sus tareas. Cuando la empresa adquiere tamaño, necesita más recursos, materiales y humanos, y una estructura que defina las actividades de la empresa. El diseño de esta estructura se define en función de unos principios organizacionales. Centralización, delegación de autoridad, amplitud de dirección, centralización y unidad de mando son algunos de estos principios.
Una vez asimilados los principios, la organización es ordenada por departamentos, y para ello se usan varios criterios de departamentalización. Uno de los más implantados es el funcional, que agrupa departamentos según la función que asuman (contable, administrativa, recursos humanos, producción, etc.). También pueden usarse otros como el de productos, áreas geográficas o matriciales. La herramienta usada para representar la departamentalización es el organigrama, donde se ve gráficamente la posición de cada departamento y la relación de este con el resto.
Una de las funciones más importantes en la organización es la dirección. Esta función conlleva hacer que los miembros de la organización se impliquen con el proyecto y consigan los objetivos de la empresa. Esta labor es desempeñada por los directivos, de los cuales hay varios tipos según la posición jerárquica que ocupen. Los de alto nivel forman la cúspide directiva, después están los mandos intermedios y, en último lugar, los directivos operativos.
Para desempeñar el cargo de director es necesario tener una serie de habilidades y características entre las que destacan la autoridad y el liderazgo. La autoridad se define como el poder que tiene el directivo sobre su subordinado en base a la relación jerárquica que los une. El liderazgo va más allá, haciendo que sus subordinados los sigan porque verdaderamente creen en él. Estas características también determinan el estilo de liderazgo del directivo. Hay varios tipos: autocrático, paternalista, participativo, burocrático y laissez faire.
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