85 x 54 mm; Papierqualität mindestens 200g / qm.
■ Mobilnummer – eine wichtige Frage: Soll die Mobilnummer wirklich auf die Visitenkarte oder sollen sie nur die wichtigen Kunden erfahren? Dies ist nicht nur eine rein formale Frage, sondern eine grundsätzliche Frage, die Ihre Büro-Organisation, aber auch Ihre Philosophie betrifft: Wenn erst einmal alle Welt, inklusive Interessenten und flüchtige Besucher Ihrer Website, Ihre Mobilnummer hat, ist es zu spät, darüber nachzudenken.
■ Benutzen Sie eine Visitenkartenbox: Was in der Schublade verstaubt, kann nicht werben. Die Visitenkartenbox sorgt für unbeschädigte, saubere Visitenkarten und sollte immer dabei sein. Klingt banal, aber fragen Sie doch mal bei verschiedenen Gelegenheiten in die Runde. Sie werden überrascht sein, wer alles seine Visitenkarte »gerade nicht dabei«, »in der anderen Tasche« oder »im Auto« hat.
■ Werben Sie mit ungewöhnlichen Informationen:
– Was kann im besten Fall passieren, wenn Sie eine Visitenkarte überreichen? Dass Sie ins Gespräch kommen.
– Wie kommen Sie ins Gespräch? Indem Sie Menschen so neugierig machen, dass sie nachfragen.
– Wie machen Sie Menschen neugierig? Indem Sie zum Beispiel eine ungewöhnliche Kombination von Ausbildungen nicht verstecken, sondern bewusst damit werben.
– Die Chancen stehen gut, dass Ihr Gesprächspartner die Visitenkarte liest, stutzt und fragt: »Nachrichtentechniker und Diplom-Sozialpädagoge – wie passt das zusammen?« Oder »Wie kommt eine Theologin zur Unternehmensberatung?« Und schon sind Sie mitten im Gespräch. Zum Beispiel: Reinhold Florian – Zauberkünstler & Trainer
Wenn Sie Einzelunternehmer sind, dann sollte ihr Briefpapier folgende Angaben enthalten: Vorname und Nachname, Adresse, Telefon, E-Mail und Website – und natürlich ihr Logo und die Berufsbezeichnung, die sie gewählt haben.
Alles Weitere können Sie selbst entscheiden:
Angaben auf dem Briefpapier
■ Fax-Nr.: Brauchen Sie für Ihr Tagesgeschäft noch eine Fax-Nr.? In vielen Branchen ist das Fax als Kommunikationsmittel out. Im Fall des Falles können Sie Ihre Fax-Nr. dem Kunden direkt mitteilen.
■ Mobil-Nr.: Hier gilt dasselbe wie bei Ihrer Visitenkarte: Soll die Mobilnummer wirklich auf das Briefpapier oder sollen sie nur die wichtigen Kunden erfahren? Im Alltag können Sie Anrufe genauso gut über die Rufumleitung weiterleiten.
■ Steuer-Nr. und Bankverbindung: Darauf können Sie als Einzelunternehmer verzichten. Viele Zahlenkolonnen beanspruchen nur wertvollen Platz auf Ihrem Briefpapier. Platz, den Sie besser für die grafische Gestaltung und den Text verwenden. Erstellen Sie für Ihre Rechnungen einfach eine Dokument-Vorlage mit Steuer-Nr. und Bankverbindung.
Erstausstattung multifunktional gestalten
Lassen Sie sich zusätzlich zum Briefpapier eine Zweitseite drucken, die vielfach eingesetzt werden kann, also nicht nur für mehrseitige Briefe, sondern vor allem zum Beispiel für Seminarunterlagen, Einlegeblätter für Präsentationsmappen und Veranstaltungsbeschreibungen. Auf der Zweitseite sollte Ihr Logo stehen und Ihre www.-Adresse. Sonst nichts. Im Fall des Falles können alle Interessenten Ihre Adressangaben einfach über Ihre Website in Erfahrung bringen.
Drucken Sie keine Unmengen: 1000 bis 2000 Stück Briefpapier reichen in der Regel zwei Jahre lang. Danach steht zum Beispiel für Existenzgründer meist ohnehin ein optischer oder inhaltlicher Relaunch an.
DER BRIEFUMSCHLAG: IHR ERSTER EINDRUCK
Was ist das Erste, was Ihre Kunden sehen, wenn sie Post von Ihnen erhalten? Richtig: der Umschlag. Noch bevor die Kunden den Umschlag öffnen, haben Sie bereits einen ersten Eindruck gemacht. So oder so.
Briefumschläge, die zu Ihrem Briefpapier passend mit Logo und Adresse bedruckt werden, gehören deshalb zur Geschäftsausstattung auf jeden Fall dazu.
Alternativ: Adressaufkleber, die Sie – ganz multifunktional – für Tagungs- und Präsentationsmappe und alle Briefumschläge benutzen können.
Apropos: Schon lange gibt es ansprechende weiße Umschläge für die Formate A 4 oder A 5 zu kaufen, auch mit Fenster. Braune Packpapierumschläge wirken unschön und billig.
Mit dem Umschlag die Datenbank pflegen
Denken Sie schon bei der Gestaltung Ihres Briefumschlags an Ihre Datenbank. Wenn Sie Briefe und Mailings per Post verschicken oder regelmäßig Stammkundenmarketing per Brief betreiben: Nutzen Sie zur Aktualisierung Ihrer Datenbank den Service der Postvorausverfügung. So erfahren Sie, wenn Ihre Kunden umgezogen sind.
Nehmen wir an: Sie schicken einen Brief an Ihre Kundin Petra Müller. Petra Müller ist umgezogen und hat einen aktiven Nachsendeauftrag. Ohne Vorausverfügung wird Ihr Brief nachgesandt: Schön für Frau Müller. Nicht so schön für Sie: Sie erfahren die neue Adresse von Petra Müller nicht. Wenn dann nach einem halben Jahr der Nachsendeauftrag erloschen ist, kommt Ihr nächster Brief mit dem Vermerk »unbekannt verzogen« an Sie zurück. Was tun?
Vorausverfügungen nutzen
Wenn Sie die neue Adresse von Petra Müller erfahren wollen, können Sie zwischen verschiedenen Vorausverfügungen wählen und eine davon auf Ihre Briefumschläge drucken lassen. Die zwei wichtigsten Varianten:
■ Sie möchten, dass die Post den Brief mit der aktuellen Adresse des Empfängers an Sie zurückschickt, falls der Empfänger verzogen ist. Die Vorausverfügung dafür lautet: »Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!«
■ Sie möchten, dass die Post den Brief an die aktuelle Adresse des Empfängers nachsendet und Ihnen eine Anschriftenberichtigungskarte schickt (dieser Service kostet allerdings etwas). Die Vorausverfügung dafür lautet: »Bei Umzug Anschriftenberichtigungskarte!«
Die Broschüre mit allen Varianten der Vorausverfügung und auch viele andere nützliche Informationen zu Porto und Formaten finden Sie im Downloadcenter unter www.deutschepost.de.
TEXT FÜR ANRUFBEANTWORTER PROFESSIONALISIEREN
Anrufbeantworter oder Büroservice – was wirkt professioneller, was ist besser? Eine Glaubensfrage, an der sich die Geister scheiden. Die Argumentationslinien verlaufen etwa so:
■ Pro Büroservice: Statt eines »Ich bin im Moment nicht erreichbar, ich rufe Sie aber so bald wie möglich zurück« hören die Kunden die Stimme einer freundlichen Call-Center-Mitarbeiterin, die ihnen mitteilt: »Frau Müller hält gerade ein Training, Sie meldet sich morgen bei Ihnen.«
■ Pro Anrufbeantworter: Häufig wechselnde Telefonstimmen können meinen Kunden auch nicht mehr sagen als das, was der Anrufbeantworter auch sagt: »Ich bin bis Mittwoch im Training. Persönlich erreichen Sie mich wieder ab Donnerstag, den 10. April. Wenn Sie mir jetzt eine Nachricht hinterlassen, melde ich mich gleich am Donnerstag bei Ihnen.«
Im Sinne des Kunden entscheiden
Wer hat Recht? Beide! Denn im Grunde geben beide nur eine tendenziöse Antwort auf die Frage: »Auf welchem Parkplatz fühlt sich der potenzielle Kunde besser aufgehoben: Im Parkhaus Büroservice oder in der Parkbucht Anrufbeantworter?« Ihr Kunde will jedoch nicht parken, sondern das Schaufenster begutachten,
