Wie schnell können Sie dann weiteres Material per E-Mail oder Brief schicken?
Denn Erreichbarkeit ist nur das Eine. Wenn Sie aber zum Beispiel aus der Seminarpause heraus mal schnell und hektisch einen potenziellen Kunden zurückrufen, können Sie keinen guten Eindruck hinterlassen: Nicht bei Ihrem potenziellen Kunden, und schon gar nicht bei Ihrem aktuellen Auftraggeber, der wenig begeistert davon sein wird, wenn Sie an einem Trainingstag, für den er gutes Geld bezahlt, auch noch nebenher Akquise betreiben.
TIPP
■ Wenn Sie einen Büroservice möchten, dann testen Sie genau, wie er arbeitet – nicht nur einmal, sondern regelmäßig.
■ Wenn Sie sich für den Anrufbeantworter entscheiden: Leben Sie Qualität vor, mit einem sorgfältig ausgewählten Text.
Anrufbeantworter: Unsitten vermeiden
Bei der Textauswahl für den Anrufbeantworter vermeiden Sie aber bitte die beiden häufigsten Unsitten:
■ »Leidern« Sie nicht. Stehen Sie zu Ihrer Entscheidung, nicht immer erreichbar zu sein. Also nicht so:
– »Leider haben Sie nur den Anrufbeantworter von Beatrice Beraterin erreicht.«
– »Leider bin ich im Moment nicht erreichbar. Deshalb müssen Sie leider mit dem Band vorlieb nehmen. Hinterlassen Sie mir eine Nachricht, dann rufe ich Sie sobald wie möglich zurück.«
– »Ihr Büro ist kein stilles Örtchen. Deshalb auch nicht so: »Unser Büro ist im Moment leider nicht besetzt.«
Es geht auch ohne »leidern« und labern
■ Labern Sie nicht und stehlen Sie Ihren Anrufern nicht die Zeit. Also nicht so:
– »Guten Tag, hier ist das Trainingsinstitut Sonnenschein. Wir bieten Ihnen Trainings mit dem gewissen Etwas und freuen uns, dass Sie anrufen. Unser Büro ist im Augenblick gerade nicht besetzt. Sie können uns aber gerne eine Nachricht auf dem Band hinterlassen. Bitte vergessen Sie dabei nicht, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs zu nennen. Dann rufen wir Sie selbstverständlich so bald wie möglich zurück. Wir wünschen Ihnen noch einen schönen und erfolgreichen Tag.«
Formulieren Sie für Ihren Anrufbeantworter einen Text ohne zu »leidern« und ohne zu »labern«.
Am besten wählen Sie ein Gerät, bei dem Sie mehrere Ansagen aufsprechen können – ganz nach Situation:
Ansagetexte variieren
■ Ansage »Standard«: »… Danke für Ihren Anruf. Wenn Sie mir eine Nachricht auf das Band sprechen, rufe ich Sie innerhalb von 24 Stunden zurück.«
■ Ansage »Trainingsreise«: »… Ich bin einige Tage auf Trainingsreise. Sie erreichen mich wieder ab Montag, den 11. Dezember. Wenn Sie mir jetzt eine Nachricht auf das Band sprechen, rufe ich Sie dann umgehend an.«
■ Ansage »Coachingstunde«: »… Während einer Coachingstunde gilt meine volle Aufmerksamkeit meinen Kunden. Deshalb habe ich dieses Band für Sie angeschaltet. Wenn Sie jetzt eine Nachricht auf das Band sprechen, melde ich mich noch heute bei Ihnen.«
ANRUFBEANTWORTERTEXT VERFASSEN
Schreiben Sie hier die aktuelle Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter auf:
Was können Sie verbessern? Schreiben Sie hier Ihre überarbeitete Version auf:
TEXTE SIND ÜBERALL
Texte? Die finden Sie überall. Dazu noch einige Beispiele:
Anreisebeschreibung
Haben Ihre Kunden wirklich alle ein Navigationssystem? Und haben die Kunden, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, auch eines?
Mit einer sorgfältig erstellten Anreisebeschreibung können Sie Interessenten und Kunden positiv überraschen und sicher zu Ihnen lotsen.
Wenn Ihre Gesprächspartner pünktlich bei Ihnen ankommen, haben alle etwas davon – auch für Ihre eigene Zeitplanung ist das nur von Vorteil. Formulieren Sie Ihre Anreisebeschreibung immer in zwei Versionen: für den PKW und das öffentliche Verkehrsmittel.
TIPP
Fahren oder gehen Sie den Weg selbst ab. Und bitten Sie auch einen Freund, Ihr Büro anhand der Beschreibung anzusteuern. So erhalten Sie wertvolles Feedback.
Türschild und Büroschild
Sie haben Ihr Büro in einem Bürogebäude, einem Business-Center oder einem Wohn- und Geschäftshaus? Dann bringen Sie ein Schild an – an der Haustür, an Ihrer Bürotür, im Empfangsbereich, im Aufzug. Diese Schilder können Sie nutzen. Vor allem wiederum, um Ihre Website bekannt zu machen. Verzichten Sie auf Überflüssiges:
■ keine Öffnungszeiten: Sie sind ja kein Arzt.
■ keine Adresse: Die Leute sind ja schon da.
■ keine Fax-Nummer: Die Telefonnummer reicht.
■ Also so: Tanja Trainer
Tel: 123 / 45 67 89
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