verbraucht wird, dann bleibt nur wenig Kraft, Zeit und Energie übrig, um sich mit jenen Maßnahmen zu beschäftigen, die notwendig sind, damit sich das Unternehmen auf dem Pfad der Robustheit weiterentwickeln kann.
Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern haben in der Regel bereits Strukturen geschaffen, in denen die vorhandene Arbeitslast vernünftig delegiert werden kann. Dort gibt es dann zumindest für Teilbereiche Spezialisten, die den Unternehmer oder die Unternehmerin unterstützen können. Kleinere Unternehmen tun sich da schon wesentlich schwerer. Und so kommt es, dass die meisten Unternehmer schon lange nicht mehr das machen, was sie eigentlich am besten können und was sie ja am liebsten tun. Der Grund, warum sie überhaupt Unternehmer geworden sind: nämlich um etwas zu unternehmen, das ihre Firma und damit andere Menschen weiter voranbringt!
Aus dem (Unternehmer)Leben
Melanie soll in weniger als zwei Jahren das erfolgreiche Handelsunternehmen ihrer Eltern übernehmen. In ihrem Lebensplan ist das aber eigentlich so gar nicht vorgesehen.
Melanie hatte mit großer Freude Wirtschaftsinformatik studiert und danach ihren erfolgreichen beruflichen Werdegang in die Selbstständigkeit gestartet. Eines Tages ersuchten ihre Eltern sie, ein EDV‐Problem im Familienbetrieb zu lösen. Da eine Familie selbstverständlich zusammenhält, sich gegenseitig unterstützt und hilft, wenn Not am Mann oder der Frau ist, war es für Melanie eine Selbstverständlichkeit, ihre Expertise einzubringen. Sie war gerne bereit, sich mit dem Problem des ERP‐Systems, mit dem die Geschäftsprozesse im elterlichen Unternehmen gesteuert werden sollten, kurz auseinanderzusetzen. Zumal es so aussah, als müsste sie nur an einigen Schrauben im ERP‐System drehen, um die Problematik in den Griff zu bekommen. Schnell fand sie jedoch heraus, dass sich dieses spezifische Problem nicht innerhalb weniger Tage lösen lassen würde. Denn je tiefer sie in die Materie eindrang, desto klarer erkannte Melanie, dass im Grunde gar nicht das EDV‐System das wahre Problem darstellte.
Melanie hatte während ihres Studiums das familieneigene Unternehmen kaum besucht und war deswegen mit dessen Abläufen nicht allzu sehr vertraut. Im Rahmen ihrer Rettungsaktion für das ERP‐System fiel ihr jedoch eine gewisse hektische Betriebsamkeit im Unternehmen von Anfang an unangenehm auf. Immer wieder liefen Administrationskräfte oder Verkaufsmitarbeiter mit rotem Kopf hektisch durch die Räumlichkeiten. Es dauerte ein wenig, bis Melanie verstand, dass sich diese aufgeregten Menschen auf der Suche nach bedeutsamen Notizen befanden! Auf zahlreichen losen Zetteln waren scheinbar wichtige Informationen vermerkt, die dringend benötigt wurden, um akute Kundenfragen am Telefon oder an der Kasse beantworten zu können! Am Telefon konnten ja zumindest noch Rückrufe vereinbart werden. Standen die Kunden aber bereits im Verkaufsraum und wollten ungeduldig wissen, wann sie denn mit der bestellten Ware rechnen könnten, entwickelte sich ordentlicher Druck auf die Verkaufsmitarbeiter, der eben zu der von Melanie wahrgenommenen Hektik führte. Melanie spürte, dass sie dem Geheimnis dieser »Zettelwirtschaft« auf die Spur kommen musste, und begann zu recherchieren.
Sie erkannte, dass die Buchhaltung im System selbst zwar sauber und korrekt funktionierte, aber alle anderen Abläufe ziemlich lieblos, ungenau und vor allem fehlerhaft abgebildet waren. Melanie fiel es wie Schuppen von den Augen! Der Zustand des Systems spiegelte eins zu eins die skeptische Haltung ihrer Eltern gegenüber jeglicher EDV im Unternehmen wider! Sie erinnerte sich nur zu gut an die vielen Diskussionen am elterlichen Abendbrottisch von vor einigen Jahren, ob man denn ein solches modernes System überhaupt bräuchte, was das alles an Kosten und vor allem Umständen verursachen würde … Und ob man denn nicht besser am bewährten System festhalten sollte. Das bewährte und funktionierende System war natürlich das Zettelsystem. Die meisten Abläufe wurden mittels handschriftlicher Notizen gesteuert und die notwendigen Informationen erst im Nachhinein im EDV‐System erfasst. Das funktionierte auch grundsätzlich gut. Als das Unternehmen jedoch immer erfolgreicher wurde und anwuchs, erreichte dieses System bald seine natürlichen Grenzen. Kurz gesagt, die Zahl der Geschäftsfälle stieg, die Administration verharrte aber in der ursprünglichen Ordnung. Dazu kam, dass die Anforderungen der Kunden ebenfalls stiegen und damit der gesamte Geschäftsablauf komplexer wurde.
Melanie war klar, dass sich diese über die Jahre etablierten Abläufe nicht so einfach umkrempeln ließen. Sie beschloss, die große »Baustelle« in kleine Themen aufzugliedern und Schritt für Schritt abzuarbeiten. Ein guter Plan – in der Theorie. Melanie ist eine schlaue Frau, mit schneller Auffassungsgabe und einer zupackenden Arbeitsmentalität. So kam es, wie es kommen musste. Da sie nun einmal involviert war, verließ man sich zunehmend auf sie, wenn es um das Lösen akuter Probleme ging. Und ehe sie es sich versah, war sie voll im operativen Geschäft engagiert!
Sie unterstützte den Verkauf, sie half beim Entladen der angelieferten Waren, weil gerade sonst niemand da war, sie nahm an der Suche nach den berühmten Zetteln teil, sprach mit Lieferanten, weil sonst keiner Zeit dazu hatte, sie schickte dringende Bestellungen ab, bearbeitete Reklamationen, suchte Informationen für das Verkaufspersonal und vieles, vieles mehr. Nach wenigen Wochen war Melanie ein unverzichtbarer Teil des Unternehmens geworden. Zum Lösen des EDV‐Problems, für das sie ja ursprünglich angetreten war, kam sie – wenn überhaupt – erst am Abend, wenn Kunden und Mitarbeiter das Geschäft verlassen hatten. Bald mussten auch ihre Wochenenden dafür herhalten – sprich ab Samstagabend, denn davor war ja das Geschäft geöffnet. Und ihre eigene Selbstständigkeit ging dabei langsam, aber sicher den Bach hinunter ...
Nach äußerst kurzer Zeit war Melanie unwillentlich in eine Situation geschlittert, in der sie für gefühlt alles zuständig war. Täglich arbeitete sie die zu Anfang dieses Kapitels vorgestellte Liste frenetisch ab, geistig immer schon beim nächsten dringend wartenden To‐do der Liste der Vielfalt. Das eigentliche Projekt, die EDV in die Moderne zu führen und den Zettelwahn zwecks erhöhter Effizienz abzuschaffen, war ob dieser täglichen Herausforderungen vollkommen in den Hintergrund getreten. Dem Gefühl der Überlastung, das Melanie bald zu verspüren begann, folgte die Überforderung, dann kam tiefer Frust und letztendlich das höchst unbefriedigende Gefühl, nur mehr funktionieren zu müssen.
Ob und wie Melanie dieses Dilemma löst, wird noch Gegenstand der weiteren Berichterstattung aus dem (Unternehmer)Leben sein.
EXTREMSTANDPUNKT
Die immense Vielfalt und hohe Umfänglichkeit aller Aufgaben sind für den einzelnen Kleinunternehmer nicht bewältigbar. Die schlechte Lebensqualität des Unternehmers oder der Unternehmerin ist daher bereits vorprogrammiert.
Komplexität – die Vielfalt der Vielfalt und jede Menge Unberechenbares
Wenn Sie davon leben, Ihre Zeit gegen Geld zu verkaufen, hängt Ihr geschäftlicher Erfolg in hohem Ausmaß von Ihrer Kompetenz, Ihrem Engagement und Ihrem Fleiß ab. Treffen alle drei Attribute auf Sie zu, sind Sie in einer guten Position. Sie müssen zwar all jene Aufgaben, die in der Liste aufgezählt sind, und wahrscheinlich noch mehr, selbst erledigen. Die Aufgaben, die im Zusammenhang mit Mitarbeitern stehen, können Sie mit Aufgaben ersetzen, die im Zusammenhang mit externen Dienstleistern stehen. Aber Sie können es sich wahrscheinlich leisten, pro Arbeitsstunde einen hohen Preis zu verrechnen. Damit ist Ihr Einkommen jedoch limitiert, denn es gibt dadurch einen Deckel, den Sie nicht überschreiten können, da Sie einfach nicht noch mehr Stunden zur Verfügung haben.
Ist Ihr Geschäft jedoch skalierbar, sieht die Welt völlig anders aus! Das ist dann der Fall, wenn Sie Ihr Unternehmen rund um Mitarbeiter aufbauen und der Umsatz nicht mehr ausschließlich von Ihnen alleine abhängt. Die Grenzen nach oben bestimmen Sie dann nämlich bis zu einem gewissen Grad selbst! Das klingt natürlich wunderbar, die Kehrseite der Medaille ist jedoch, dass Ihr Geschäft damit viel komplexer wird. Und mit der Komplexität steigen auch die Variablen, die Sie dann nicht mehr beeinflussen können.
Jetzt ist es ja nicht so, dass die täglichen Aufgaben an und für sich nicht schon kompliziert genug wären.
