Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage. Martin Munzel

      Abbildung 1.22: Darstellung nach Belegnummer

      Hiermit endet unsere kurze Darstellung der Zusammenhänge zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenartenrechnung und Kostenstellenrechnung. Gemeinsam mit Kirsten Lotse wollen wir uns im folgenden Abschnitt noch einer weiteren wichtigen Aufgabe innerhalb des Controllings widmen: den Möglichkeiten des Berichtswesens bzw. des Informationssystems in SAP.

1.5 Informationssystem der Kostenstellenrechnung

      Neben der Darstellung der Einzelposten (Transaktion KSB1, siehe Abschnitt 1.4) gibt es in jeder Komponente auch ein Informationssystem. Gesammelt finden Sie die einzelnen Berichte innerhalb des SAP-Menüs unter Infosysteme (z.B. unter Infosysteme • Rechnungswesen • Controlling). Daneben enthält aber auch jede Komponente der einzelnen SAP-Module einen Ordner Infosystem (als Teil des Berichtswesens), etwa im Kontext der Einzelkomponenten des Controllings – u.a. unterhalb von Rechnungswesen • Controlling in Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung oder auch Innenaufträge. Neben den Einzelpostenberichten möchten wir Ihnen hier einen Summenbericht im Bereich der Kostenstellenrechnung vorstellen. Da sich die Handhabung von Berichten grundsätzlich sehr ähnelt, soll sie anhand dieses Berichtes gezeigt werden.

      Technischer Hintergrund

      Nachdem Kostenstellen und Kostenarten angelegt und teilweise auch schon Buchungen im CO erfolgt sind, möchte Kirsten Lotse einen aktuellen Bericht über die aufgelaufenen Kosten und den Ort ihrer Entstehung angezeigt bekommen. Hierzu startet sie im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Plan/Ist-Vergleiche • Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611) einen entsprechenden Summenbericht (siehe Abbildung 1.23).

      Abbildung 1.23: Transaktion S_ALR_87013611 (Selektion)

      Dessen Ziel ist eine Auswertung der Kostenstellengruppe NEWMEDIA und der Kostenartengruppe IKR, die wir in den vorherigen Abschnitten angelegt haben. Hierdurch werden alle primären Kostenarten (entsprechend der GuV-Konten und gemäß Kontenplan IKR, siehe Abschnitt 1.1.2) und die entsprechend aufgeteilten Kostenstellen (über die Kostenstellengruppe NEWMEDIA, siehe Abschnitt 1.2.4) ausgewertet. Als Zeitraum haben Sie dabei das Geschäftsjahr 2019 innerhalb der Perioden 1 bis 12 und der Planversion »0« ausgewertet. Letztere wird später bei der Erfassung von Plankosten im Abschnitt 3.1.5 erläutert. Der fertige Bericht ist in Abbildung 1.24 ersichtlich.

      Abbildung 1.24: Kostenstellenbericht NEWMEDIA

      Bei der Auswertung sind im rechten Teil (Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung) die einzelnen Kostenarten (Konten innerhalb der Kostenartengruppe IKR) ausgegeben. Dabei werden auf Ebene der einzelnen Kostenartengruppen (z.B. Löhne) Zwischensummen gebildet. Die einzelnen Hierarchien der Kontengruppe können auch zugeklappt werden, sodass nur die Gruppe und nicht die einzelnen Kostenarten angezeigt werden. In den Spalten Istkosten und Plankosten werden die Summen je Kostenart dargestellt. Sobald Sie per Doppelklick hierauf klicken, bekommen Sie die Möglichkeit, auf einen Einzelpostenbericht zum jeweiligen Saldo zu springen, um dadurch die einzelnen Buchungen hinter diesen Werten dargestellt zu bekommen.

      Neben der reinen Datendarstellung ist in der linken Spalte im Abschnitt Variation: Kostenstelle eine Auswahl einzelner Kostenstellen innerhalb der Gruppe NEWMEDIA möglich. So können hier neben der gesamten Gruppe auch einzelne Kostenstellen ausgewertet werden (siehe Abbildung 1.25).

      Abbildung 1.25: Variation Kostenstelle Controlling

      Für unser Beispiel ist hier die Kostenstelle von Kirsten Lotse (1040000 Controlling) dargestellt, die nun weitere Informationen wie bspw. die Verantwortliche im Kopf des Berichtes sowie die von Ihnen veranlasste Umbuchungen der Kosten für die Weiterbildung ausweist.

      Darstellung von Erlösen im Controlling

      

Bei Auswertungen ist darauf zu achten, dass Erlöse im Controlling mit negativen Vorzeichen dargestellt werden. Im Berichtswesen kann somit über eine Auswertung aller Kostenarten ein Saldo von Kosten und Erlösen gebildet werden. Erlöse selbst werden auf Erlösarten (primäre Kostenarten des Kostenartentyps 11 »Erlöse«) abgebildet, könnten aber grundsätzlich auch auf Kostenstellen gebucht werden. Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass der Wertausweis nur statistisch (als Information) erfolgt. Sofern es sich bei der Buchung um eine Gutschrift handelt, die auch auf der Kostenstelle berücksichtigt werden soll, wäre hier die Kostenart 01 für kostenmindernde Erlöse zu wählen. Eine entsprechende Gutschrift wird dann als negative Kosten behandelt. Innerhalb dieses Buches werden wir uns dem Thema »Erlöse« jedoch erst im Kapitel 5 widmen und uns im Folgenden mit den tatsächlichen Kosten beschäftigen.

      Damit können Sie nun sowohl die Frage beantworten, welche Kosten im Verlag entstanden sind, als auch, wer diese Kosten verursacht hat. Es ist nur noch zu klären, wofür die ganzen Kosten angefallen sind. Darauf soll Kapitel 2 zur Innenauftragsrechnung eine mögliche Antwort geben.

1.6 Fragen zum Verständnis

      Dieses Kapitel hat sich intensiv mit der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung sowie mit Kostenbuchungen innerhalb des Gemeinkostencontrollings beschäftigt. Die folgenden Fragen sollen Ihnen dabei helfen, die angesprochenen Themen noch einmal in Erinnerung zu rufen, und können dabei zugleich als Lernkontrolle dienen. Wir haben dabei bewusst nur Fragen formuliert und denken, dass Sie die Antworten beim Nachblättern in den vorherigen Abschnitten leicht finden.

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