Regel von der Ausnahmeregelung des § 18 Abs. 6 UStG Gebrauch gemacht, bei der dem Steuerpflichten die Möglichkeit einer Fristverlängerung um einen weiteren Monat, also bis zum 10. des übernächsten Monats, eingeräumt wird, wenn dieser eine Sondervorauszahlung auf die Steuer für das Kalenderjahr entrichtet. Für den Jahresabschluss interessant sind in diesem Zusammenhang die Umsätze der Monate November und Dezember, da die Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung über den Bilanzstichtag 31. 12. hinausreichen, was demzufolge eine Bilanzierung der in diesem Zeitraum angefallenen Verbindlichkeiten oder auch Forderungen gegenüber dem Finanzamt zur Folge hat. Unterjährig wird die Kontenerfassung der Umsatzsteuer mit dem passiven Bestandskonto „Umsatzsteuer“ und dem aktiven Bestandskonto „Vorsteuer“ erfasst, deren Salden im Konto „Zahllast“ gebündelt und mit dem Finanzamt abgerechnet werden. Gebucht wird:
(Konto) Zahllast an (Konto) Vorsteuer -> Sollseite „Zahllast“: Forderungen gegenüber dem Finanzamt
(Konto) Umsatzsteuer an (Konto) Zahllast -> Habenseite „Zahllast“: Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
Da die gewerbliche Umsatzbildung von Lieferungen und Leistungen beim Verkauf in der Regel höher ausfällt als beim Einkauf, sind die Verbindlichkeiten in Form der zu zahlenden Umsatzsteuer mehrheitlich höher als die vom Finanzamt zu fordernde Vorsteuer, was zu einem entsprechenden Überhang als „Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt“ führt und entsprechend passiviert wird. Üblicherweise werden diese in der Bilanzposition „Sonstige Verbindlichkeiten“ eingestellt. Die Verbuchung der Umsatzsteuer steht in der Regel in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Buchen der Forderungen gegenüber Kunden oder den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten auf die entsprechenden Sammelkonten, denen wir im Folgenden sog. Personenkonten unterordnen werden.
2.4.2 Personenkonten
Personenkonten sind Unterkonten, die als Nebenbücher geführt werden und eine individuelle Erfassung einzelner Kunden und Lieferanten zum Gegenstand haben. Unterjährig wird also erfasst, wer dem Unternehmen wie viel, bis wann und aus welchem Geschäftsvorfall schuldet (Debitoren) bzw. bekommt (Kreditoren). Demnach avanciert die Buchhaltung nicht nur als Vorstufe zur Bilanz, die als Hauptbuch die Zusammenführung zu den Sammelkonten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ zum Gegenstand hat, sondern darüber hinaus zur Liquiditätssteuerung des unternehmerischen Erfolges einen wesentlichen Beitrag leisten kann.
Die Implementierung einer funktionsfähigen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist ein recht einfaches, aber ein wirkungsvolles und letztlich auch unverzichtbares Controllinginstrument, um die vorhandenen monetären Außenstände zeitnah beobachten und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Mit einer Debitorenliste lässt sich auch sehr schön die Struktur der Außenstände erkennen, um Abhängigkeiten gegenüber einigen wenigen Kunden aufzuzeigen. Die entsprechende Begleichung wird vom Disponent vorrangig vorgenommen.
ABB. 11: Die Personenkonten
Die Bewegungen bzw. Bestände auf den Personenkonten werden mindestens einmal monatlich auf die entsprechenden Hauptkonten übertragen, nicht gebucht, da die buchhalterische Erfassung mit den entsprechenden Gegenkonten der Personenkonten bereits stellvertretend erfolgt ist. Analog des für die Finanzbuchhaltung elementaren Merksatzes:
Merke:
 | Keine Buchung ohne Beleg! | |||
wollen wir eine entsprechende Belegbuchung mit der Verwendung von Umsatzsteuer und Personenkonten durchführen.
2.4.3 Belegbuchung
Die Firma Reha & Care GmbH lässt die Büroräume streichen. Nach der Erledigung der Malerarbeiten durch die Firma Eder wird der Buchhaltung die in der Abbildung 12 dargestellte Rechnung vorgelegt.
ABB. 12: Der Buchungsbeleg
Im Gegensatz zur Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, bei dem die entsprechende Buchhaltungspflicht erst mit dem physischen Kassenfluss eintritt, darf der Bilanzierungspflichtige bei der Verbuchung nicht auf den tatsächlichen Kassenfluss warten. Zusätzlich zum Erfolgsausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung in Form entsprechender Aufwands- und Ertragspositionen werden die Bestände in der Bilanz aktiviert bzw. passiviert. Die Malerei Eder bucht sofort bei der Rechungslegung eine Kundenforderung auf der Aktiva und einen Umsatzerlös in der GuV, während die Reha & Care GmbH einen Aufwand in der GuV-Rechnung verbucht und eine Lieferantenverbindlichkeit in der Bilanz passiviert. Wir sprechen von sog. gemischten Buchungen, da im Buchungssatz sowohl ein Bestands-, als auch ein Erfolgskonto angesprochen werden. Eine reine Bestandsbuchung ist das ausschließliche Ansprechen von Bestandskonten im Soll und im Haben. Reine Erfolgsbuchungen sind, außer im Falle von Korrekturbuchungen, nicht möglich, da ein Unternehmen für einen Geschäftsvorfall nicht gleichzeitig einen Aufwand und einen Umsatzerfolg haben kann.
2.5 Zusammenfassung: Fallbeispiel „Finanzbuchhaltung“
Im Folgenden wollen wir das obige Fallbeispiel „Buchung & Bilanzierung“ (vgl. Kap. B.1.3) mit dem Geschäftsjahr 07 als Ausgangsbasis nehmen und mit komplexeren Geschäftsvorfällen für das Geschäftsjahr 08 fortsetzen:
Fall „Finanzbuchhaltung“
Was wollen wir lernen?
| Eröffnungsbuchungen für die Bestände des Vorjahres | |||
| Investitionsbuchung für einen Pkw | |||
| Finanzierungsbuchung einer Kapitalerhöhung | |||
| Operative Buchungen der Geschäftsvorfälle für den Dezember auf die relevanten Konten | |||
| Korrekturbuchungen bezüglich Abschreibungen und Vorratsvermögen | |||
| Übertragung der Personenkonten auf die Hauptbuchsammelkonten | |||
| Abschluss der Nebenkonten Vorsteuer, Umsatzsteuer und Privat | |||
| Finale Abschlussbuchungen über SBK und GuV | |||
| Diversifizierter Eigenkapitalausweis für eine Kapitalgesellschaft | |||
Die buchhalterische Erfassung auf den Haupt- und Personenkonten soll ausschließlich für den Dezember
