Szenario 12: Anzahlung
Szenario 13: Beschaffungsprozess mit Integration
Szenario 14: Periodenabschluss Kreditoren
Szenario 15: Analysen in der Kreditorenbuchhaltung
Szenario 16: Periodenabschluss Hauptbuchhaltung
Für alle in den Szenarien näher beschriebenen Stammdaten und Buchungen ist der jeweilige Abschnitt angegeben. So wird beispielsweise die Verbuchung der Stammeinlage aus Szenario 1 in Abschnitt 3.1 näher beschrieben, während Sie die Anlage des Sachkontos für die Commerzbank aus Szenario 2 in Abschnitt 4.1.1 finden.
Nutzen Sie die Szenario-Übersichten
Die Szenario-Übersichten sind so angelegt, dass Sie schnell von den dargestellten Geschäftsfällen eines Szenarios in den zugehörigen Abschnitt oder von ebendiesem Abschnitt in die für das Szenario ausgewiesenen Stammdaten und Buchungen springen können. Machen Sie sich dies zunutze, denn es wird Ihnen helfen, den Praxisbezug herzustellen.
2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über SAP S/4HANA mit den wesentlichen Neuerungen gegenüber der alten Business Suite. Anschließend gehen wir auf die SAP-Module und -Organisationseinheiten sowie auf die neuen Möglichkeiten von Embedded Analytics ein.
2.1 Überblick SAP S/4HANA
SAP S/4HANA ist die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3 sind aus Sicht des Rechnungswesens – und insbesondere der Kreditorenbuchhaltung – die folgenden Unterschiede bzw. Neuerungen hervorzuheben (siehe Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA
SAP S/4HANA verwendet die selbst entwickelte In-Memory-Datenbank SAP HANA, bei der die Daten des gesamten Unternehmens im Hauptspeicher gehalten werden.
Für die Anwender bedeutet dies ein wesentlich effizienteres Arbeiten. So ist beispielsweise eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung bisher eine Minute dauerte, unter HANA in wenigen Sekunden erstellt.
Mit der Einführung von SAP S/4HANA entfallen für die Buchhaltung alle aggregierten Tabellen. Sämtliche Informationen des externen (Hauptbuch wie auch die Nebenbücher) und internen Rechnungswesens werden in einer gemeinsamen Tabelle gespeichert.
Diese neue »Supertabelle« für Belege des Rechnungswesens wird Universal Journal genannt. Der technische Tabellenname für Interessierte ist ACDOCA (siehe Abbildung 2.2).
Abbildung 2.2: Beispiel für das Universal Journal
In dieser Tabelle sind die Informationen der Hauptbuchhaltung, der Kreditorenbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Kostenrechnung gemeinsam gespeichert. Bildlich ausgedrückt teilen sich die Buchhaltung und die Kostenrechnung gemeinsam mit dem Haupt- und Nebenbuch dasselbe Großraumbüro.
SAP-technisch bedeutet dies, dass nun jede Kostenart ein FI-Konto ist, dieses FI-Konto das Kennzeichen »primäre« oder »sekundäre Kostenarten« trägt und jede interne CO-Buchung zusätzlich einen FI-Beleg erzeugt.
Buchung in FI mit Eingabe der Kostenstelle
Bucht die Buchhaltung 500 EUR auf das Aufwandskonto »Miete« mit dem Kennzeichen »Primäre Kostenart« und gibt in der Buchungsmaske die Kostenstelle KST-1 ein, so wird neben dem FI-Beleg 4711 noch ein künstlicher CO-Beleg A123 erzeugt. Alle wesentlichen Informationen für die Buchhaltung und Kostenrechnung sind jedoch im gleichen Datensatz der Tabelle des Universal Journal gespeichert.
Buchung in FI mit Eingabe des Kreditors
Wenn die Buchhaltung 500 EUR auf einen Kreditor bucht, wird nicht nur dieser, sondern auch das dahinterliegende Hauptbuchkonto fortgeschrieben, sodass eine Auswertung sowohl nach Kreditor als auch nach Hauptbuchkonto möglich ist. Zusätzlich kann in der Belegzeile des Kreditors das Aufwandskonto als Gegenkonto und umgekehrt in der Belegzeile des Aufwandskontos der Kreditor als Gegenkonto abgeleitet und gespeichert werden.
Abstimmungen zwischen externem Rechnungswesen (FI) und internem Rechnungswesen (CO) sowie zwischen Haupt- und Nebenbuch entfallen, da es mit dem Universal Journal nur noch »eine einzige Quelle der Wahrheit« gibt.
Wenn ein Geschäftspartner sowohl Kreditor als auch Debitor ist, werden nicht ein Kreditoren- und ein Debitorenstammsatz, sondern ein zentraler Geschäftspartner (siehe Abschnitt 4.2) angelegt und diesem dann verschiedenen Rollen wie Lieferant, Kreditor, Kunde, Debitor oder Spediteur zugeordnet.
Seit SAP S/4HANA existiert eine neue, benutzerfreundliche und flexible Oberfläche für den Anwender. Diese wird als SAP Fiori bezeichnet und kann über Personal Computer, Tablet oder Smartphone aufgerufen werden.
Alle Anwendungen werden als Fiori-Apps bezeichnet.
Für diejenigen Leser, die mit dem Fiori Launchpad noch nicht vertraut sind, haben wir ein eigenes Kapitel zu diesem Thema ergänzt, das Sie im Anhang dieses Buches finden. Dort erfahren Sie, wie Sie sich am Fiori Launchpad anmelden und welche Navigationsmöglichkeiten Ihnen dort zur Verfügung stehen sowie welche Einstellungen Sie vornehmen können.
Mit SAP S/4HANA hat die SAP das bisherige ERP-System mit dem Business Warehouse zu einem gemeinsamen System verbunden. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Embedded BW. Die zahlreichen neuen Reportingmöglichkeiten werden unter dem Begriff Embedded Anaytics zusammengefasst. Details hierzu erfahren Sie in Abschnitt 2.3.
2.2 SAP-Module und -Organisationseinheiten
2.2.1
