mit anderen Modulen wie beispielsweise mit der Logistik, dem Vertrieb sowie mit dem Controlling integriert.
Abbildung 3.1: Komponenten FI und deren Integration
In Abbildung 3.1 stellen wir Ihnen diese Integration anhand von vier Prozessen (vereinfacht ohne Steuer) dar:
Ausweis im Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) mit 500 EUR und 600 EUR sowie
im Hauptbuch (FI-GL) unter Aktiva auf dem Konto Anlagen mit 1.100 EUR.
Darstellung im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) auf den Kreditoren mit 1.000 EUR und 1.500 EUR sowie
im Hauptbuch (FI-GL) unter Passiva auf dem Konto Verbindlichkeiten mit 2.500 EUR.
Der Kauf von Waren wird in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) mit 1.000 EUR auf der Aktivseite unter Vorräte, der Kauf der Dienstleistung hingegen wird in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand und im Controlling (CO) als Kosten mit 1.500 EUR ausgewiesen.
Darstellung in der Debitorenbuchhaltung (FI-AP) mit 2.000 EUR und 2.500 EUR und in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) unter Forderungen mit 4.500 EUR sowie
den gleichen Betrag von 4.500 EUR als Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung und als Erlös im Controlling (CO).
3.1 Buchungen auf Sachkonten
Zu den wichtigsten Aufgaben des Buchhalters zählt eine lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge (= Buchungen) anhand von Belegen. Der Beleg ist sowohl die Basis jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung (manueller Beleg) als auch das Ergebnis der erfolgten Buchung in SAP S/4HANA (gebuchter EDV-Beleg).
Jeder in SAP gebuchte Beleg kann durch eine eindeutige Belegnummer (je Buchungskreis und Jahr) identifiziert werden. Die Belegnummer wird normalerweise vom System durch die Zuweisung der nächsten freien Nummer innerhalb eines Belegnummernkreises vergeben.
Im Allgemeinen besteht ein Buchhaltungsbeleg aus dem Belegkopf und den dazugehörigen Belegpositionen (siehe Abbildung 3.2).
Abbildung 3.2: Originalbeleg und SAP-Beleg
Der Belegkopf umfasst all jene Informationen, die für den ganzen Beleg gültig sind.
Um die diversen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung unterscheiden zu können, werden in SAP S/4HANA verschiedene Belegarten verwendet. Zudem steuert die Belegart auf Belegkopfebene, welche Kontenarten (S für Sachkonten, K für Kreditoren, D für Debitoren bzw. A für Anlagen) bebucht werden können. Über die Zuordnung eines Belegnummernkreises wird zusätzlich auch die Vergabe der Belegnummer gesteuert. Die von der SAP im Standard ausgelieferten Belegarten können firmenspezifisch angepasst werden. Die gebräuchlichsten Belegarten sind in Tabelle 3.1 dargestellt. Solche, die primär für den Kreditorenbuchhalter Relevanz haben, sind in Fettdruck hervorgehoben.
| Belegart | Bezeichnung |
|---|---|
| AA | Anlagenbuchhaltung |
| DG | Debitorengutschrift |
| DR | Debitorenrechnung |
| DZ | Debitorenzahlung |
| KG | Kreditorengutschrift |
| KN | Kreditorenrechnung netto |
| KR | Kreditorenrechnung |
| KZ | Kreditorenzahlung |
| RE | Rechnung (MM) |
| RN | Rechnung netto (MM) |
| RV | Fakturenübernahme (SD) |
| SA | Sachkontenbeleg |
| WA | Warenausgang (MM) |
| WE | Wareneingang (MM) |
| ZP | Zahlungsbuchung |
| … | Weitere |
Tabelle 3.1: Belegarten in SAP
Eigene Belegarten für Buchungen aus anderen Modulen
Verwenden Sie beispielsweise für Rechnungen, die im Modul Finanzwesen (FI) gebucht werden, die Belegarten KR oder KN und in der Materialwirtschaft (MM) die Belegarten RE oder RN.
Auf der Belegpositionsebene steuert der Buchungsschlüssel, ob Sie ein Sachkonto, einen Kreditor, einen Debitor oder eine Anlage im Soll bzw. im Haben bebuchen wollen.
Tabelle 3.2 zeigt die wichtigsten Buchungsschlüssel:
| Buchungsschlüssel | Bezeichnung |
|---|---|
| 01 | Debitor (Soll) |
| 11 | Debitor (Haben) |
| 21 |
Kreditor (Soll)
|
