Erstellen Sie eine Kontierungsrichtlinie, in der Sie nicht nur vorgeben, welcher Sachverhalt mit welchem Sachkonto gebucht wird, sondern legen Sie auch fest, welche Felder mit welchen Informationen gefüllt werden sollen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Rechnungsnummer in das Feld Referenz und die nähere Darstellung des Sachverhalts in den Positionstext zu schreiben.
Zudem sollten Sie vorab bestimmen, ob die Angabe »Kapitalerhöhung« genügt oder ob eine ausführlichere Variante wie »Kapitalerhöhung gemäß Beschluss Aufsichtsrat vom 02.05.2020« einzugeben ist. Eine genauere Beschreibung ist meist nur mit einem geringen Mehraufwand verbunden, bietet aber den Vorteil, die gebuchten Geschäftsvorfälle genauer zu dokumentieren und Ihnen eine spätere Suche und Analyse zu erleichtern.
Nachdem Sie die Daten im Belegkopf erfasst haben, ergänzen Sie jene für die Belegpositionen. In unserem ersten einfachen Beispiel wollen wir die Einzahlung des Stammkapitals auf dem Bankkonto verbuchen. Dazu erfassen wir für die erste Position das Sachkonto der Commerzbank
Verwendung der Hilfefunktion
Wenn Sie mit der Bedienung einer App nicht so vertraut sind, können Sie jederzeit die Hilfefunktion aufrufen. Dazu drücken Sie rechts oben auf das Fragezeichen (siehe Abbildung 3.7). Im gezeigten Beispiel werden u.a. die Felder Buchungsbelegart und Transaktionswährung erklärt.
Abbildung 3.7: Hilfefunktion zur App »Hauptbuchbelege buchen«
Wenn Sie nicht sicher sind, wie die Buchung anhand Ihrer Eingaben aussehen wird, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu simulieren (Button Simulation in Abbildung 3.6) und die einzelnen Belegpositionen genau zu überprüfen (siehe Abbildung 3.8). Hier können Sie über das linke Symbol
Abbildung 3.8: Simulation der Buchung
Unten links im Bildschirm erscheint die Meldung »Beleg xx erfolgreich gebucht«, und der gebuchte Beleg wird mit Klick auf diese Meldung angezeigt (siehe Abbildung 3.9).
Abbildung 3.9: Anzeige des gebuchten Belegs
Jeder Buchhalter hat einmal die Darstellung von Buchungen in Form von T-Konten gelernt. SAP S/4HANA bietet Ihnen drei verschiedene Optionen, einen gebuchten Beleg in dieser Form anzuzeigen, und zwar über:
den Button T-Konto-Sicht (siehe Abbildung 3.10),
die Fiori-App »Buchungsbelege anzeigen in T-Konto-Sicht« oder
die Fiori-App »Buchungsbelege verwalten«.
Abbildung 3.10: Anzeige Stammeinlage in T-Konto-Sicht
3.2 Analysemöglichkeiten und Berichte in der Hauptbuchhaltung
Nachdem wir die Buchung der Stammeinlage für unsere »Fair Trade Coffee GmbH« durchgeführt haben, wollen wir diese nun näher analysieren. In SAP S/4HANA stehen Ihnen für Analysen und Berichte im Hauptbuch verschiedene Apps zur Verfügung (siehe Abbildung 3.11):
Abbildung 3.11: Apps für Analysen im Hauptbuch
In den nächsten beiden Abschnitten werden wir Ihnen für Analysen auf Beleg- und Sachkontenebene die Apps Buchungsbelege verwalten
Die Analysemöglichkeiten sind über eine »App-to-App-« bzw. »Bericht-zu-Bericht-Schnittstelle« untereinander verknüpft. Das bedeutet, dass Sie aus der Anzeige des Berichtsergebnisses durch Doppelklick auf eine Kennzahl direkt eine andere App zur weiteren Analyse aufrufen. Möchten Sie beispielsweise in der angezeigten Bilanz die Kapitalerhöhung näher analysieren, können Sie aus der Bilanz/GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) in die Salden- und von dort in die Einzelpostenanzeige verzweigen. Wenn Sie anschließend auf die Belegnummer klicken, gelangen Sie direkt zum Beleg (siehe Abbildung 3.12).
Abbildung 3.12: Analysemöglichkeiten im Hauptbuch
3.2.1 Analyse auf Belegebene
App »Buchungsbelege verwalten«
Nachdem Sie die App »Buchungsbelege verwalten« (siehe Abbildung 3.13) aufgerufen haben, erfassen Sie zunächst die gewünschten Selektionskriterien. Der Buchungskreis
