in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen die Nachfrage nach der innovativen Leistung.
Dabei ist anzugeben, welche Elemente dieser Beschreibung Mindestanforderungen sind.
Weiterhin sind auch hier Eignungskriterien vorzugeben, die die Fähigkeiten der Unternehmen auf dem Gebiet der Forschung und Entwicklung sowie die Ausarbeitung und Umsetzung innovativer Lösungen betreffen.
Der öffentliche Auftraggeber fordert auch hier eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen auch die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.
Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber infolge einer Bewertung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Angebot in Form von Forschungs- und Innovationsprojekten einreichen.
Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, begrenzen.
Der öffentliche Auftraggeber verhandelt dann mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern.
Dabei darf über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden, mit Ausnahme der vom öffentlichen Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.
Sofern der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hingewiesen hat, kann er die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern.
Die Innovationspartnerschaft wird durch Zuschlag auf Angebote eines oder mehrerer Bieter eingegangen. Eine Erteilung des Zuschlags allein auf der Grundlage des niedrigsten Preises oder der niedrigsten Kosten ist ausgeschlossen.
Die Innovationspartnerschaft wird entsprechend dem Forschungs- und Innovationsprozess in zwei aufeinanderfolgenden Phasen strukturiert:
1. eine Forschungs- und Entwicklungsphase, die die Herstellung von Prototypen oder die Entwicklung der Dienstleistung umfasst
2. eine Leistungsphase, in der die aus der Partnerschaft hervorgegangene Leistung erbracht wird
Auf der Grundlage der gesteckten Ziele kann der öffentliche Auftraggeber am Ende jedes Entwicklungsabschnitts entscheiden, ob er die Innovationspartnerschaft beendet oder, im Fall einer Innovationspartnerschaft mit mehreren Partnern, die Zahl der Partner durch die Kündigung einzelner Verträge reduziert, sofern der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hingewiesen hat, dass diese Möglichkeiten bestehen und unter welchen Umständen davon Gebrauch gemacht werden kann.
Nach Abschluss der Forschungs- und Entwicklungsphase ist der öffentliche Auftraggeber zum anschließenden Erwerb der innovativen Leistungen nur dann verpflichtet, wenn das bei Eingehung der Innovationspartnerschaft festgelegte Leistungsniveau und die Kostenobergrenze eingehalten werden.
Die Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die erforderlich sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen.
Die Vergabeunterlagen bestehen i. d. R. aus
• dem Anschreiben, insbesondere der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen,
• der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen), ggf. einschließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien, sofern sie nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung oder den Vertragsunterlagen genannt werden,
• den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen bestehen.
Das Anschreiben ist eine Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen, mit dessen Inhalt die Bewerber in die Lage versetzt werden, einen Entschluss zur Angebotsabgabe zu fassen.
Das Anschreiben ist i. d. R. formlos. Es kann somit individuell auf das jeweilige Vergabeverfahren angepasst werden.
Für Bauleistungen sind sogar gem. § 8 Abs. 2 VOB/A Vorgaben aufgeführt, die das Anschreiben enthalten soll. Danach muss das Anschreiben alle Angaben nach § 12 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A enthalten, die auch in der Auftragsbekanntmachung anzugeben sind.
Das Anschreiben hat somit grundsätzlich auch Vertragsrelevanz, da im Anschreiben gewöhnlich auch vertragsrelevante Daten (z. B. Fristen) angegeben werden, auf die sich der Auftraggeber und Bieter ggf. berufen kann.
Das Anschreiben sollte z. B. folgende Informationen enthalten:
• Vergabeverfahren
• Art des Auftrags
• Ort der Ausführung
• Art und Umfang der Leistung
• Art und Umfang einzelner Lose (sofern eine Losaufteilung vorgesehen ist)
• geforderte Bieterunterlagen (Eignungsunterlagen, Referenzen, Bescheinigungen…)
• Angaben zu der Zulassung oder Nichtzulassung von Nebenangeboten
• Frist für den Eingang der Angebote und Bindefrist
In den Bewerbungsbedingungen werden die Einzelheiten der Verfahrensdurchführung zu den Vergabeunterlagen aufgeführt, sofern diese nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung oder auch den Vertragsunterlagen genannt wurden.
Die Bewerbungsbedingungen sind i. d. R. von den Bietern bei der Erstellung und Abgabe ihrer Angebote zusätzlich zu beachten.
Hier werden z. B. folgende Angaben aufgeführt:
• zu Bekanntmachungen, sofern neben einer Auftragsbekanntmachung im EU-Amtsblatt weitere Bekanntmachungen zu einem Vergabeverfahren auf Internetseiten, in Internetportalen oder in Printmedien veröffentlich sind
• zu Begrifflichkeiten, wenn z. B. Unternehmen (synonym) als „interessierte Unternehmen“, „Interessenten“ oder „Bieter“ bezeichnet werden
• zu der Registrierung, wenn sich interessierte Unternehmen zur Teilnahme am Vergabeverfahren auf der e-Vergabe-Plattform registrieren müssen
• zu der Kommunikation im Vergabeverfahren, wenn die Kommunikation während des Vergabeverfahrens ausschließlich unter Verwendung elektronischer Mittel über die e-Vergabe-Plattform erfolgt
• zu einer nicht zulässigen mündlichen oder telefonischen
