und Integrationsaufgabe
Grundsätzlich müssen sich Führungskräfte die Frage stellen, wie sie mit ihren Mitarbeitern im Alltag umzugehen haben. Das Wichtigste ist für Mitarbeiter, das Gefühl ernst genommen zu werden und nichts ist leichter als das. Durch mitarbeitergerechte, gezielte Information kann jeder Mitarbeiter einbezogen werden. Sein Stellenwert in der Organisation, wie ein Zahnrad im Getriebe, wird transparent und plausibel gemacht.
Dabei gibt es für alle Hierarchieebenen verschiedene Ansätze der Information und Kommunikation.
2.1 Die Tägliche Frühbesprechung für unteres und mittleres Management
Sinn dieser Besprechung ist es, tagesaktuelle Informationen zielorientiert und richtungweisend zu geben und zu dosieren.
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2.1.1 Der Termin
Der feste Termin für eine Frühbesprechung ist insofern wichtig, als dass die Terminierung zur Routine werden muss.
Keine Routine, die langweilt, aber eine Regelmäßigkeit, die verpflichtend ist.
Jeder definierte Teilnehmer ist fester Bestandteil der Besprechung und erhält die Gelegenheit, aber auch die Pflicht, den Termin und somit den Tag mitzugestalten.
2.1.2 Der Zeitrahmen
Die Teilnehmer der Besprechung müssen sich darüber bewusst sein, dass der wahre Sinn nicht die Besprechung an sich ist, sondern die Information für die Planung des bevorstehenden Tages.
Eine halbe Stunde darf nicht überschritten werden, da die Besprechung sonst zu zeitraubend und unproduktiv wird.
2.1.3 Die Moderation
Der festgelegte Moderator muss die Tagesbesprechung einberufen und auch durchführen pünktlich durchführen. Es kann nicht sein, dass man beliebig „eintrudelt“. Hier ist das Vorbild entscheidend, sonst geht Glaubwürdigkeit verloren, denn der Termin könnte aus dem Ruder laufen oder zumindest unkoordiniert ablaufen.
2.1.4 Die Kennzahlen
Es ist äußert wichtig eine feste Struktur für die Besprechung zu haben. Am Effektivsten kann man dies durch definierte Kennzahlen tun, die auf Listen basieren, die schnell durch den Moderator abgefragt werden können und der kurzfristigen Information dienen. Aber Vorsicht! Achten Sie auf aktuelle Daten, sonst haben Sie keinen Lenkungschararkter für den Tag.
Hierzu ein kleines schematisches Beispiel für eine schnelle Abfragemöglichkeit in einem Kommissionierbereich:
So eine einfache Steuerungstabelle können Sie für jeden, für die Tagessteuerung relevanten Bereich entwerfen.
2.1.5 Die Motivation und das Gefühl, beteiligt zu sein
Glauben Sie an die Motivation, die für alle Beteiligten aus so einer Frühbesprechung entstehen kann. Für das mittlere und untere Management entsteht ein Gruppengefühl.
Diese Vorgesetzten werden Ihre Rolle ganz klar ernstnehmen und ausfüllen.
Nutzen auch Sie diese Frührunde als ein Lenkungsinstrument, denn Sie haben die Möglichkeit kurze tagesrelevante Informationen zu geben.
Merke: Geben Sie in einer täglich stattfindenden Frührunde vor allem den Gruppen- und Teamleitern ein regelmäßiges Forum.
Das motiviert sie für den ganzen Tag. Diese Motivation werden sie auf ihre Mitarbeiter übertragen.
2.2 Die Wochenbesprechung für das mittlere Management
Die Wochenbesprechung dient der gegenseitigen Information, Lösungsfindung, Unterstützung und der Festlegung kurz- bis mittelfristiger Ziele.
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2.2.1 Die Teilnehmer
Die festen Teilnehmer bestehen aus Abteilungsleitern und je nach Tagesordnungspunkten temporär aus deren Mitarbeitern, die Themen vortragen, vertreten und ggf. zur Diskussion stellen.
2.2.2 Die Terminierung
Ich empfehle in der Wochenmitte, in der ersten Hälfte des Nachmittags eine Besprechung für das mittlere Management einzuberufen.
Warum in der Wochenmitte und in der ersten Nachmittagshälfte?
Weil zu diesem Zeitpunkt schon die Möglichkeit zur Retrospektive besteht, aber auch ausreichend Zeit für die zweite Wochenhälfte ist, um Erfahrenes zu analysieren und notwendige Korrekturen vorzunehmen.
Die Organisation des Tagesgeschäfts ist am frühen Nachmittag in der Regel größtenteils erledigt und der frühe Zeitpunkt verhindert, dass die Zeit bis zum Arbeitsende zu knapp wird.
2.2.3 Die Tagesordnung
Keine Wochenbesprechung ohne Agenda, die mindestens 24, besser noch 48h vor dem Termin über eine Besprechungsanfrage kommuniziert wird. Nur so haben die Teilnehmer Gelegenheit, sich auf eigene Punkte und noch wichtiger auf die Themen der anderen vorzubereiten. Alles andere wäre nicht zielgerichtet und könnte leicht in eine unkoordinierte Besprechung abgleiten.
In der Struktur ist reihum ein Protokollführer zu benennen. Idealerweise erfolgt das alphabetisch und wird am Ende einer jeden Sitzung namentlich für die nächste Besprechung festgehalten.
2.2.4 Die Einleitung
Zunächst eröffnen Sie als „Chef“ die Runde, in dem Sie von übergeordneten Themen aus der Gesamtorganisation berichten. Der Gesamtüberblick ist das A und O in jeder Organisation. Diese Information erfolgt Top Down und hat strategischen Charakter.
2.2.5 Der Hauptteil
Die Hauptpunkte steuern die Besprechungsteilnehmer gemäß Agenda bei. Jeder erhält ausreichend Gelegenheit, seine Punkte vorzutragen. Die Besprechungsteilnehmer dürfen Ihre Gedankengänge bis zum Ende vortragen – aussprechen lassen ist essentiell für einen konstruktiven Gesprächsverlauf.
Neben
